Mức phạt mất hóa đơn đỏ (GTGT-VAT) theo quy định mới nhất 2022

Mất hóa đơn (HĐ) là tình trạng có thể xảy ra trong quá trình doanh nghiệp quản lý hóa đơn và mức phạt cũng không phải là một con số nhỏ. Cùng MIFI tìm hiểu về quy định xử phạt mất hóa đơn đối với từng trường hợp, hành vi liên quan qua bài viết dưới đây.

Tổng hợp mức phạt khi mất hóa đơn

1. Phạt mất hóa đơn có những trường hợp nào?

Thông thường sẽ có 5 trường hợp làm mất hóa đơn và mức phạt hành chính cho từng trường hợp này cũng sẽ khác nhau:

• Mất hóa đơn đầu vào (Liên 2 - Hóa đơn đỏ)
• Mất hóa đơn GTGT đầu ra liên 2 (Liên giao cho khách hàng - Hóa đơn đỏ)
• Mất hóa đơn GTGT (VAT) đầu ra liên 1 và 3 (Liên lưu trữ)
• Mất hóa đơn GTGT (VAT) chưa làm thông báo phát hành
• Mất hóa đơn bán hàng mua của cơ quan thuế

Dưới đây là mức phạt chi tiết cho từng trường hợp, hãy cùng Mifi tìm hiểu tiếp nhé.

2. Mức phạt khi mất hóa đơn đầu vào (Liên 2 - Hóa đơn đỏ)

Tại Điều 26, Nghị định 125/2020/NĐ-CP, quy định về khung phạt mất hóa đơn cho trường hợp này như sau:

Phạt tiền từ 3.000.000 đến 5.000.000 đồng đối với hành vi:

• Người bán đã thực hiện kê khai và nộp thuế, có hồ sơ, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.

Phạt tiền từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng đối với hành vi:

• Người bán đã thực hiện kê khai và nộp thuế, có hồ sơ, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và không có tình tiết giảm nhẹ.

Phạt tiền từ 5.000.000 đến 10.000.000 đồng đối với hành vi:

• Doanh nghiệp làm mất hóa đơn đầu vào đã lập, đã khai, nộp thuế trong quá trình sử dụng và lưu trữ (trừ những trường hợp trên).

Trường hợp người mua làm mất hóa đơn đầu vào thì phải có biên bản của người bán và người mua ghi nhận lại sự việc làm mất này.

Ngoài ra, nếu hóa đơn đầu vào liên 2 bị mất, cháy, hỏng do lỗi bên thứ 3 (Bên thứ 3 ở đây có thể là bên vận chuyển hoặc cá nhân, đơn vị liên quan đến quá trình xuất và gửi hóa đơn từ bên bán đến bên mua): 

• Bên thứ ba là đối tượng giao dịch với bên bán thì bên bán sẽ là đối tượng bị xử phạt mất hóa đơn.
• Bên thứ ba là đối tượng giao dịch với bên mua thì bên mua được xác định là đối tượng bị xử phạt.

Lưu ý: Nếu bên thứ ba làm mất hóa đơn đầu vào liên 2 thì người bán hoặc người mua và bên thứ ba cần phải lập biên bản ghi nhận lại sự việc làm mất này.

Mức phạt nào cho việc làm mất hóa đơn liên 2 đầu vào

3. Mức phạt mất hóa đơn GTGT đầu ra liên 2 (Liên giao cho khách hàng - Hóa đơn đỏ)

Tại Điều 26, Nghị định số 125/2020/NĐ-CP cũng có quy định về mức xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi làm mất hóa đơn đầu ra liên 2 như sau:

Phạt cảnh cáo trong trường hợp:

• Người mua làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập sai, đã xóa bỏ và người bán đã lập hóa đơn khác để thay thế cho hóa đơn lập sai, xóa bỏ này.

Phạt từ 3.000.000 đến 5.000.000 đồng trong trường hợp:

• Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đầu ra liên 2 đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng và người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.

Phạt từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng trong trường hợp:

• Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đầu ra liên 2 đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng và người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ.

Phạt từ 5.000.000 đến 10.000.000 đồng trong trường hợp:

• Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã kê khai và nộp thuế trong quá trình sử dụng hoặc lưu trữ (trừ những trường hợp được kể trên).

Lưu ý: Tại cùng một thời điểm, tổ chức/cá nhân thông báo mất nhiều số hóa đơn nhưng cơ quan thuế có đủ căn cứ để xác định tổ chức/cá nhân này đang gộp nhiều lần mất HĐ để báo cáo cơ quan thuế thì cơ quan nhà nước sẽ xử phạt theo từng lần mất HĐ.

Ngoài ra, nếu người mua làm mất hóa đơn đầu ra liên 2 thì cần phải có biên bản của người bán và người mua ghi nhận lại sự việc làm mất này.

Trường hợp làm mất hóa đơn đầu ra liên 2 có liên quan đến bên thứ 3, bên thứ 3 do người mua (người bán) thuê thì người mua (người bán) sẽ bị phạt mất hóa đơn theo quy định trên.

Việc mất hóa đơn GTGT có nhiều lý do, vậy thì khi mất hóa đơn sẽ xử lý ra sao, mời bạn đọc có thể tìm hiểu thêm bài viết về thủ tục mất hóa đơn.

Nhà nước đưa ra quy định xử phạt về việc đánh mất hóa đơn GTGT đầu ra liên 2

4. Phạt mất hóa đơn GTGT (VAT) đầu ra liên 1 và 3 (Liên lưu trữ)

Phạt cảnh cáo đối với trường hợp:

• Làm mất hóa đơn GTGT đầu ra liên 1, liên 2 lập sai, đã xóa bỏ và người bán đã lập hóa đơn khác thay thế cho hóa đơn này.
• Làm mất hóa đơn liên 1, liên 3 đã lập, đã kê khai và nộp thuế trong quá trình sử dụng, có hồ sơ chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.

Phạt tiền từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng đối với trường hợp:

• Làm mất hóa đơn GTGT đầu ra liên 1 và liên 3 nhưng chưa lập hoặc đã lập nhưng chưa đến thời hạn lưu trữ.

Phạt tiền từ 5.000.000 đến 10.000.000 đồng đối với hành vi:

• Làm mất hóa đơn liên 1, liên 3 đã phát hành, đã lập trong thời gian lưu trữ.

Lưu ý, trong trường hợp người mua làm mất hóa đơn đầu ra liên 1 và liên 3 thì cần phải có biên bản của người bán và người mua ghi nhận lại sự việc làm mất này.

Nếu trường hợp hóa đơn bị mất liên quan đến bên thứ ba thì phải cùng người bán hoặc người mua lập biên bản ghi nhận sự việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

5. Mức phạt mất hóa đơn GTGT (VAT) chưa làm thông báo phát hành

Mức xử lý mất hóa đơn GTGT (VAT) chưa làm thông báo phát hành được quy định tại Điều 25 của Nghị định số 125/2020/NĐ-CP như sau:

Không xử phạt đối với hành vi: 

• Làm mất hóa đơn GTGT chưa làm thông báo phát hành và đã khai báo với cơ quan thuế trong vòng 5 ngày kể từ ngày xảy ra việc mất hóa đơn.

Phạt cảnh cáo đối với hành vi:

• Khai báo mất hóa đơn GTGT chưa làm thông báo phát hành khi đã quá thời hạn từ 01 ngày đến 05 ngày, kể từ ngày hết thời hạn khai báo theo quy định và có tình tiết giảm nhẹ.

Phạt từ 1.000.000 đến 4.000.000 đồng đối với hành vi:

• Khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn GTGT chưa làm thông báo phát hành khi quá thời hạn từ 01 ngày đến 05 ngày, kể từ ngày hết thời hạn khai báo theo quy định.

Phạt từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng đối với hành vi:

• Mất hóa đơn GTGT chưa làm thông báo phát hành quá thời hạn từ 06 ngày trở lên, kể từ ngày hết thời hạn khai báo 5 ngày theo quy định.
• Không khai báo với cơ quan có thẩm quyền về việc làm mất, cháy, hỏng hóa đơn GTGT chưa làm thông báo phát hành.

Khai báo với cơ quan thuế trong vòng 5 ngày về việc làm mất hóa hơn GTGT để không bị xử phạt.

6. Mức phạt mất hóa đơn bán hàng mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập

Mức xử phạt đối với hành vi làm mất hóa đơn bán hàng mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập sẽ được quy định tại Điều 25 của Nghị định số 125/2020/NĐ-CP như sau:

Không xử phạt đối với hành vi:

• Khai báo với cơ quan thuế trong vòng 5 ngày kể từ ngày xảy ra việc làm mất hóa đơn bán hàng mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập.

Phạt cảnh cáo đối với hành vi:

• Khai báo mất hóa đơn bán hàng mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập khi đã quá thời hạn từ 01 ngày đến 05 ngày, kể từ ngày hết thời hạn khai báo theo quy định và có tình tiết giảm nhẹ.

Phạt từ 1.000.000 đến 4.000.000 đồng đối với hành vi:

• Khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn bán hàng mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập khi đã quá thời hạn từ 01 ngày đến 05 ngày, kể từ ngày hết thời hạn khai báo theo quy định.

Phạt từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng đối với hành vi:

• Khai báo mất hóa đơn bán hàng mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập quá thời hạn (từ 06 ngày trở lên), kể từ ngày hết thời hạn khai báo 5 ngày theo quy định.
• Không khai báo với cơ quan có thẩm quyền về việc làm mất, cháy, hỏng hóa đơn bán hàng mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập.

Để tránh việc mất hóa đơn điện tử dẫn đến bị xử phạt thì chúng tôi có chia sẻ bài viết Quản lý hóa đơn điện tử như thế nào để đảm bảo an toàn. Bạn đọc có thể xem thêm.

Mức xử phạt đối với hành vi làm mất hóa đơn bán hàng mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập.

7. Quy định hành chính xử phạt mất hóa đơn

Kể từ 01/01/2022, hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính trong các trường hợp được quy định tại Điều 25 và Điều 26 tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung tại Khoản 4 Điều 1 Nghị định 102/2021/NĐ-CP).

Nguyên tắc áp dụng và hình thức xử phạt mất hóa đơn:

• Phạt tiền đối với các hành vi vi phạm quy định về hóa đơn.
• Mức phạt cụ thể đối với một hành vi không có tình tiết tăng nặng hoặc giảm nhẹ là mức trung bình của khung hình phạt. Trong đó, mức trung bình được xác định bằng cách chia đôi tổng số của mức tối thiểu và tối đa của hình phạt đó.
• Nếu có tình tiết giảm nhẹ, mỗi tình tiết sẽ được tính giảm 10% mức tiền phạt trung bình của khung tiền phạt, tuy nhiên, mức phạt tiền đối với hành vi đó không được giảm quá mức tối thiểu của khung tiền phạt.
• Nếu có tình tiết tăng nặng thì mỗi tình tiết sẽ được tính thêm 10% mức tiền phạt trung bình của khung tiền phạt, thế nhưng, mức phạt tiền đối với hành vi đó không được vượt quá mức tối đa của khung tiền phạt.
• Đối với một hành vi vi phạm hành chính vừa có tình tiết tăng nặng vừa có tình tiết giảm nhẹ thì mức phạt tiền sẽ được giảm trừ tình tiết tăng nặng theo nguyên tắc bù trừ: một tình tiết giảm nhẹ được giảm trừ một tình tiết tăng nặng.

Vì thế, doanh nghiệp cần có cách xử lý mất hóa đơn ngay lập tức và hiệu quả để tránh bị xử phạt nặng.

8. Cách thức nộp phạt mất hóa đơn

Tổ chức/ cá nhân có thể nộp phạt trực tiếp hoặc nộp qua mạng trong vòng 5 ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy hỏng hóa đơn.

Cụ thể, nếu như bạn nộp trực tuyến khoản phạt hành vi làm mất hóa đơn thì bạn cần lưu ý xem Chi cục thuế quản lý có nhận trực tiếp hay không.

Nếu Chi cục thuế nhận trực tiếp thì bạn kê khai theo mẫu báo cáo mất cháy hỏng hóa đơn số BC21/AC ban hành kèm theo thông tư 39 của BTC.

Nếu bạn nộp qua mạng thì đơn giản bạn đăng nhập vào phần mềm HTKK và nộp qua mạng.

9. Sử dụng Hóa đơn Điện tử để hạn chế rủi ro mất hóa đơn

Sử dụng hóa đơn điện tử là giải pháp tốt nhất cho vấn đề phạt mất hóa đơn. Trong thời gian sắp tới việc sử dụng hóa đơnn điện tử sẽ trở thành quy định bắt buộc.

9.1 Bắt buộc sử dụng Hóa đơn Điện tử từ 01/07/2022

Từ 01/07/2022, 100% doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, hộ, cá nhân kinh doanh vẫn bắt buộc triển khai hóa đơn điện tử theo lộ trình đã được quy định. Đây là quy định mới nhất được cập nhật vào ngày 19/10/2020 vừa qua. Quy định này đã bãi bỏ lộ trình sử dụng hóa đơn điện tử cũ. Do đó, doanh nghiệp cần lưu ý.

Đây được coi là cải cách lớn từ chính phủ giúp tinh giản hoạt động của bộ phận kế toán, đẩy nhanh phương thức thanh toán.

Sự tiện lợi của hình thức Hóa đơn Điện tử cùng những tính năng nổi trội đã giúp cho công việc quản lý hóa đơn trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn bao giờ hết.

Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử là giải pháp phòng tránh nguy cơ mất hóa đơn vĩnh viễn.

9.2 Giải pháp Hóa đơn Điện tử An toàn MIFI 

Hiện nay, dịch vụ hóa đơn điện tử an toàn Mifi là dịch vụ chuyên dụng cho việc phát hành, lưu trữ và quản lý hóa đơn trên hệ thống điện tử. Đây là giải pháp hóa đơn hàng đầu hiện nay cho doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp phát sinh giao dịch hóa đơn thường xuyên.

Phần mềm Hóa đơn điện tử (HĐĐT) MIFI được tích hợp các tính năng để quản lý và lưu trữ dữ liệu như :

• Giúp truy xuất, lưu trữ quản lý dữ liệu các thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
• Có sẵn các mẫu hóa đơn để bạn có thể tự khởi tạo, giúp người sử dụng có nhiều lựa chọn hơn, đặc biệt là thương hiệu và logo đi kèm trên hóa đơn.
• Tiện in ấn và chuyển đổi hóa đơn đến cho khách hàng của mình qua các thiết bị khác như internet, email, SMS…
• Kết nối với phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán.. cùng các phần mềm văn phòng tiện ích khác giúp giảm thời gian và công việc trong việc truy xuất hóa đơn cho doanh nghiệp.

Những thông tin quy định và lưu ý về vấn đề xử phạt hành vi làm mất hóa đơn đã được Mifi đề cập chi tiết nhất. Hóa đơn điện tử đang ngày càng phổ biến và bắt đầu từ 1/7/2022 tất cả các doanh nghiệp bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14.