Quy Định Về Tình Tiết Giảm Nhẹ Khi Bị Mất Hóa Đơn Mà Các Doanh Nghiệp Cần Biết

Tùy vào mức độ vi phạm hành chính mà các doanh nghiệp sẽ phải chịu mức phạt khác nhau. Doanh nghiệp cần chú ý tới các tình tiết giảm nhẹ khi mất hóa đơn để có thể được giảm mức phạt.

Tình trạng thất lạc hóa đơn khiến cho doanh nghiệp gặp rất nhiều sự bất tiện, trong đó có việc bị phạt vi phạm hành chính. Các mức phạt vi phạm mất hóa đơn khác nhau đã được quy định rõ trong các văn bản luật của Bộ Tài chính.

Tuy nhiên, các doanh nghiệp nên biết những tình tiết giảm nhẹ khi mất hóa đơn để có thể được chủ động xem xét giảm mức phạt. Bài viết dưới đây sẽ trình bày rõ ràng về các mức xử phạt cơ bản và những tình tiết được giảm nhẹ khi bị mất hóa đơn

Tình trạng mất hóa đơn điện tử

Tình trạng mất hóa đơn điện tử rất thường xuyên xảy ra và khiến không ít các doanh nghiệp phải chịu mức phạt nặng.

Nỗi lo của nhiều Kế toán và Doanh nghiệp

Chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử chỉ giúp giảm đi phần nào tình trạng mất hóa đơn

Hóa đơn giấy sau khi được lập sẽ chuyển đi một đơn vị thứ ba. Tuy nhiên, nhiều người rất e ngại việc sử dụng hóa đơn giấy. Đó là vì tình trạng thất lạc, hư hỏng trong quá trình lưu trữ, vận chuyển thường xuyên xảy ra. Điều này mang tới cho doanh nghiệp lẫn khách hàng không ít sự bất tiện.

Chính vì vậy, việc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử sẽ khắc phục được nhược điểm trên. Hóa đơn điện tử không cần phải thông quá bất kì trung gian nào mà sẽ được gửi trực tiếp tới khách hàng.

Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể hoàn toàn tránh khỏi việc mất hóa đơn khi sử dụng hóa đơn điện tử hay không? Câu trả lời là không, mất hóa đơn điện tử là vấn đề doanh nghiệp nào cũng có thể gặp phải một lần.

Tình trạng đánh cắp thông tin hay sử dụng hóa đơn điện tử giá rẻ mang lại rủi ro cao. Bởi nó chứa đầy những lỗ hổng bảo mật rất dễ khiến cho doanh nghiệp thất thoát các hóa đơn.

Các mức phạt cụ thể khi bị mất hóa đơn điện tử

Các mức phạt vi phạm hành chính khi làm mất hóa đơn luôn khiến doanh nghiệp phải đau đầu

Dựa trên Thông tư 10/2014/TT-BTC và 176/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính, các mức phạt về việc làm mất hóa đơn đã được quy định rất rõ.

Trường hợp mất hóa đơn điện tử đầu ra đã phát hành

Doanh nghiệp làm mất, thất thoát các liên hóa đơn lập sai và đã xóa bỏ thì sẽ chỉ bị phạt cảnh cáo.

Tuy nhiên, doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền từ 4 – 8 triệu đồng, nếu:

• Làm mất các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập
• Làm thất lạc các hóa đơn đã lập nhưng khách hàng chưa nhận được 
• Hóa đơn chưa đến hạn lưu trữ. 

Trường hợp mất hóa đơn điện tử đầu vào

Doanh nghiệp sẽ bị phạt từ 4 – 8 triệu đồng khi vi phạm, mất hóa đơn đã lập để hạch toán, thanh toán vốn ngân sách và kê khai thuế.

Những tình tiết giảm nhẹ khi mất hóa đơn

Các doanh nghiệp nên chú ý tới tình tiết giảm nhẹ khi mất hóa đơn được nêu rõ trong các văn bản luật

Mặc dù các mức phạt mất hóa đơn đối với trường hợp vi phạm làm mất hóa đơn đã được quy định rất rõ ràng ở trên. Nhưng trong một vài trường hợp, người vi phạm vẫn được xử tình tiết giảm nhẹ khi mất hóa đơn nhờ thuộc vào các trường hợp sau:

Trường hợp 1

Người vi phạm có các hành vi ngăn chặn, giảm thiểu hậu quả, tự nguyện bồi thường thiệt hại. Họ sẽ được xét vào tình tiết giảm nhẹ khi mất hóa đơn vì đã cố gắng khắc phục hậu quả gây ra.

Trường hợp 2

Người vi phạm đã tự nguyện khai báo, hối lỗi thành thật và tích cực tham gia giúp đỡ các cơ quan chức năng trong việc phát hiện, xử lý các vi phạm. Trường hợp này cũng sẽ xét vào tình tiết giảm nhẹ khi mất hóa đơn.

Trường hợp 3

Trường hợp khi người phạm tội bị kích động, không thể kiểm soát tình trạng tinh thần do người khác gây nên. Ngoài ra, các hành động chống trả trên mức cần thiết, vượt quá các giới hạn phòng vệ chính đáng hay các yêu cầu tình thế cấp thiết cũng được cho là một trong những tình tiết giảm nhẹ.

Trường hợp 4

Đây là trường hợp người vi phạm do bị người khác ép buộc hoặc bị lệ thuộc vào người khác về một trong hai mặt vật chất, tinh thần dẫn đến các hành vi phạm pháp.

Trường hợp 5

Nếu người vi phạm là phụ nữ có thai, người già, người khuyết tật hoặc mắc bệnh cũng sẽ được coi là tình tiết giảm nhẹ khi mất hóa đơn. Bởi đây là những trường hợp hợp tình trạng thể chất làm hạn chế khả năng nhận thức, điều khiển hành vi của bản thân.

Trường hợp 6

Đây là những trường hợp người vi phạm do hoàn cảnh đặc biệt khó khăn mà không phải do bản thân gây nên. Đó những khó khăn về vật chất, tinh thần khách quan như mắc bệnh hiểm nghèo, thuộc hộ nghèo, gặp phải thiên tai…

Trường hợp 7

Tình tiết giảm nhẹ cuối cùng là trường hợp những người vi phạm hành chính do trình độ lạc hậu trong tư tưởng, nhận thức. Họ thiếu hiểu biết về pháp luật hoặc hành động theo những thói quen, tín ngưỡng cổ hủ… mà không biết mình phạm tội.

Làm thế nào để khắc phục tình trạng mất hóa đơn?

Để tránh mất hóa đơn, các doanh nghiệp cần thiết lập 3 vòng bảo vệ an toàn

Mặc dù có nhiều tình tiết giảm nhẹ khi mất hóa đơn đã được quy định rõ nhưng doanh nghiệp cần những biện pháp để khắc phục tình trạng mất hóa đơn. Các doanh nghiệp hãy thiết lập 3 vòng tròn bảo vệ an toàn.

Đó là

• Hệ thống bảo mật dữ liệu.
• Các giải pháp nhân sự.
• Đầu tư sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử an toàn

Đây chính là các lớp bảo vệ vững chắc giảm thiểu rủi ro mất hóa đơn điện tử của các doanh nghiệp.

Hệ thống bảo mật dữ liệu thông tin nội bộ của doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần quan tâm đến các thiết bị dùng để nhập và xuất thông tin dữ liệu hóa đơn điện tử.

Đây chắc chắn là điều quan trọng mà các doanh nghiệp cần phải thực hiện ngay. Trước tiên, xây dựng các chính sách bảo mật gồm các quy định, điều khoản quyền truy cập và chia sẻ thông tin nội bộ. 

Ngoài ra, hệ thống điện toán đám mây và máy chủ cũng phải được cài nhiều lớp bảo mật mạnh để tránh bị tin tặc tấn công. Doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến mạng nội bộ và hệ thống IT/OT. Đặc biệt là các thiết bị dùng để nhập và xuất thông tin dữ liệu hóa đơn điện tử.

Mặt khác, hệ thống CRM (Customer Relationship Management – Quản lý quan hệ khách hàng) cũng cần được bảo mật kỹ lưỡng. Bởi những phần mềm này có thể kế hợp trực tiếp thông tin khách hàng với thông tin hóa đơn.

Đào tạo kỹ năng nhân viên

Các doanh nghiệp cần đào tạo bảo mật thông tin cho các nhân viên kế toán tài chính, các nhà quản lý cấp trung và cấp cao

Đào tạo nâng cao nhận thức, nghiệp vụ nhân viên trong việc bảo vệ dữ liệu của doanh nghiệp là việc tối quan trọng. Bởi chỉ cần nhân viên bất cẩn sẽ là sơ hở để những kẻ tấn công đánh cắp hóa đơn điện tử quan trọng của doanh nghiệp. Hoặc việc doanh nghiệp làm mất hay hỏng hóa đơn giấy do sự bất cẩn của nhân viên rất thường xuyên xảy ra. Chỉ những điều đó thôi cũng có thể khiến doanh nghiệp bị phạt. Và tùy vào tình huống, mức độ cụ thể có được xem xét là tình tiết giảm nhẹ khi mất hóa đơn hay không.

Ví dụ, nhân viên bất cẩn mở email chứa mã độc do tin tặc gửi đến hoặc nhân viên đặt mật khẩu phần mềm hóa đơn điện tử đơn giản, quá dễ bị Hack… Vậy nên các doanh nghiệp nên lưu ý vai trò của nhân viên kế toán tài chính, các nhà quản lý để đào tạo.

Đầu tư vào phần mềm hóa đơn điện tử an toàn

Việc lựa chọn hóa đơn điện tử an toàn là một khoản đầu tư dài hạn rất đáng tiền mà doanh nghiệp nào cũng nên cân nhắc

Rủi ro khi sử dụng Hóa đơn điện tử giá rẻ

Sử dụng hóa đơn điện tử giá rẻ chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí trước mắt chứ không giảm thiểu rủi ro mất hóa đơn.

Bởi vì hóa đơn điện tử giá rẻ chứa rất nhiều lỗ hổng bảo mật, lại hạn chế không gian lưu trữ và không sao lưu dữ liệu thường xuyên. Chính vì vậy, lựa chọn hóa đơn điện tử an toàn là khoản đầu tư dài hạn, đáng tiền mà doanh nghiệp nào cũng nên cân nhắc.

Tiêu chí lựa chọn phần mềm Hóa đơn Điện tử An toàn

Các phần mềm hóa đơn điện tử an toàn thường sử dụng xác thực hai lấp bao gồm mật khẩu và mã OTP.

Ngoài ra, các dữ liệu được sao lưu thường xuyên cũng giúp doanh nghiệp có dữ liệu Backup phòng trường hợp toàn bộ thông tin bị mất hết.

Bên cạnh đó, các phần mềm an toàn này còn giúp mã hóa thông tin với các công nghệ hiện đại nhất, chống lại sự xâm phạm của các tin tặc.

MIFI - Giải pháp Hóa đơn Điện tử An toàn cho Doanh nghiệp

Một trong những phần mềm được gợi ý nhiều nhất chính là giải pháp hóa đơn điện tử an toàn MIFI.

Đây là giải pháp giúp doanh nghiệp chủ động bảo vệ và tránh thất thoát hóa đơn điện tử. Tất cả các dữ liệu sẽ được lưu trữ dưới dạng PDF và XML trên hệ thống điện toán đám mây Azure của Microsoft dưới dạng công nghệ mã hóa AES mới nhất.

Ngoài ra, MIFI còn áp dụng công nghệ xác thực 02 lớp và phân quyền kiểm soát tối đa cho chủ doanh nghiệp. Quy trình nhận và gửi cũng trở nên an toàn với Key Access đã được mã hóa.

Kết luận

Tóm lại, tình trạng thất lạc hóa đơn giấy hay mất hóa đơn điện tử không phải quá hiếm gặp. Tùy vào mức độ và tình huống vi phạm mà sẽ áp dụng các mức xử phạt khác nhau. Tuy nhiên, các doanh nghiệp khi đã vi phạm nên hợp tác, tự nguyện bồi thường thiệt hại để có thể được xét vào các tình tiết giảm nhẹ khi mất hóa đơn.

Đừng để “mất bò mới lo làm chuồng”, các doanh nghiệp nên có những bước “phòng thủ” để giảm thiểu tối đa rủi ro bị mất hóa đơn và bị phạt hành chính.

Mong rằng, bài biết trên đây đã cung cấp cho các bạn thông tin đầy đủ và rõ ràng nhất về tình tiết giảm nhẹ khi mất hóa đơn cùng với các biện pháp phòng chống mất hóa đơn cho doanh nghiệp.

Tham khảo thêm: Hướng dẫn chi tiết cách xử lý mất hóa đơn đỏ (GTGT - VAT)