Thông Tin Mới Nhất Về Cách Sử Dụng Và Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử (Cập Nhật Tháng 3/2021)

Quy định của nhà nước về Hóa đơn Điện tử

Hóa đơn điện tử được áp dụng cho nhiều đối tượng  

Quy định các tổ chức phải sử dụng Hóa đơn điện tử

Từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử

Tổ chức, doanh nghiệp, hộ, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

• Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo quy định của Luật Doanh nghiệp, Luật các tổ chức tín dụng, Luật Kinh doanh bảo hiểm, Luật Chứng khoán, Luật dầu khí và các văn bản quy phạm pháp luật khác dưới các hình thức: Công ty cổ phần; công ty trách nhiệm hữu hạn; công ty hợp danh; doanh nghiệp tư nhân;
• Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
• Tổ chức được thành lập và hoạt động theo Luật hợp tác xã;
• Tổ chức khác;
• Hộ, cá nhân kinh doanh.

Tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT 

• Tổ chức cung cấp giải pháp HĐĐT; tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu HĐĐT và các dịch vụ khác liên quan đến HĐĐT;
• Cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, đăng ký và sử dụng hóa đơn.

Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ

Phạm vi áp dụng

Theo thông tư 68/2019/TT-BTC, từ ngày 01/11/2018 và 24 tháng sau đó sẽ thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy. Các hóa đơn giấy sẽ không còn giá trị lưu hành từ sau ngày 01/11/2020.

Nội dung của Hóa đơn điện tử

Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn

• Tên hóa đơn là tên của từng loại hóa đơn quy định tại Điều 5 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP được thể hiện trên mỗi hóa đơn, như: hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử…
• Ký hiệu mẫu số hóa đơn

Ký hiệu mẫu số hóa đơn là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4 để phản ánh loại hóa đơn như sau:

• Số 1: Phản ánh loại Hóa đơn giá trị gia tăng;
• Số 2: Phản ánh loại Hóa đơn bán hàng;
• Số 3: Phản ánh loại Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử;
• Số 4: Phản ánh các loại hóa đơn khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của HĐĐT theo quy định tại Điều này.

Các loại hóa đơn được sử dụng trong Hóa đơn Điện tử

Để chuẩn bị cho việc phát hành hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp/công ty cần nắm qua các loại hóa đơn điện tử phổ biến, thường bao gồm: hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, các loại tem, vé, phiếu thu, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển,… Trong đó, hóa đơn điện tử thường được chia làm 2 loại.

• Loại 1: Không có mã xác thực.
• Loại 2: Có mã xác thực.

Cụ thể như sau:

Loại 1

Đây là loại hóa đơn không có mã xác thực của cơ quan thuế gồm doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực: điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị,…

Loại 2

Đây là loại có mã xác thực của cơ quan thuế, gồm hầu hết các doanh nghiệp không thuộc loại 1 ở trên, kể cả doanh nghiệp thuộc nhóm 1 nhưng có rủi ro cao về thuế.

Mã xác thực là một dãy số và chuỗi ký tự do hệ thống của cơ quan thuế cấp phát tự động dựa trên nội dung của hóa đơn điện tử do bên bán đưa ra. Mã này sẽ được gán lên hóa đơn trước khi chuyển đến người mua.

Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế

Các bước phát hành Hóa đơn Điện tử

Các doanh nghiệp trước khi sử dụng hoặc phát hành hóa đơn điện tử phải thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thời gian chậm nhất là 2 ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.

Bước 1: Chuẩn bị bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu

Hồ sơ bao gồm:

• Quyết định sử dụng HĐĐT (Theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).

• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Mẫu. (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).

• Hoá đơn mẫu (do nhà phân phối giải pháp cung cấp).

Lưu ý: 

• Quyết định sử dụng hóa đơn và hoá đơn mẫu (Bản scan và được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng doc.)
• Cần có thêm một bản Thông báo phát hành định dạng “ XML”
• Chữ ký số để ký điện tử.

Bước 2: Kê khai trực tuyến

Truy cập vào https://nhantokhai.gdt.gov.vn/ihtkk_nnt/loginForm.jsp để đăng nhập kê khai trực tuyến. Nhập các thông tin bắt buộc vào Thông báo phát hành / Sau khi đã nhập xong các bạn chọn: “Kết xuất XML”.

Bước 3: Đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng

• Truy cập vào website: nhantokhai.gdt.gov.vn. Đăng nhập hệ thống theo MST của doanh nghiệp.
• Tiếp theo, chọn Tài khoản / Đăng ký thêm tờ khai.

Lưu ý: Ngày bắt đầu sử dụng sau 02 ngày kể từ ngày thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

• Tick chọn “Thông báo phát hành hóa đơn”/ Tiếp tục.

• Vào mục “Nộp tờ khai”/ Tải lên file thông báo “XML”.

Bước 4: Nộp hóa đơn mẫu, quyết định sử dụng và thông báo phát hành bản word qua mạng

Sau khi đã nộp xong Thông báo phát hành hóa đơn trên nhantokhai.gdt.gov.vn, vào mục: Tra cứu / TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn và đính kèm file Word vào Thông báo Phát hành hóa đơn vừa nộp qua mạng. Tiếp đó, chọn File Word hóa đơn mẫu để nộp, sau đó ký nộp là đã hoàn tất.

Sau khi nộp xong thì 2 ngày sau các bạn truy cập vào Website tracuuhoadon để kiểm tra tình hình thông báo sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.

Hy vọng, bài viết trên đã cung cấp cho bạn đọc những thông tin hữu ích về việc sử dụng và phát hành hóa đơn điện tử trong việc kinh doanh của doanh nghiệp. Để hiểu rõ hơn về những thủ tục cũng như cập nhật mới nhất về hóa đơn điện tử, hãy tiếp tục theo dõi các bài viết của chúng tôi bạn nhé.