Thời hạn lưu trữ tài liệu, chứng từ kế toán cập nhật năm 2022

Các thông tin cơ bản về chứng từ và thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán là điều quan trọng mà bạn cần nắm rõ để thực hiện theo đúng các quy định của pháp luật. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán luôn được điều chỉnh để phù hợp với tính chất của các loại giấy tờ Chứng từ kế toán là những loại giấy tờ quan trọng và liên quan trực tiếp đến hoạt động tài chính của doanh nghiệp bạn. Theo quy định tại Điều 41 của Luật kế toán số 88/2015/QH13 thì tài liệu kế toán phải được đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng. Thời gian này kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc đến khi kết thúc công việc kế toán.  Sau đây là thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán cho từng loại tài liệu, giấy tờ mà bạn cần biết. >> Tham khảo: 

• Mức phạt mất hóa đơn đỏ (GTGT-VAT) theo quy định mới nhất 2022
• Xử lý mất hóa đơn đỏ đầu vào đầu ra (GTGT – VAT) nhanh chóng
• Hóa đơn điện tử an toàn là gì

1. Loại tài liệu kế toán phải lưu trữ

Chứng từ kế toán là một trong những loại tài liệu mà kế toán phải lưu trữ Theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP, tại Điều 8 hướng dẫn Luật kế toán quy định các loại tài liệu kế toán phải lưu trữ gồm:

• Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
• Chứng từ kế toán.
• Báo cáo tài chính, báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách và báo cáo quyết toán ngân sách.
• Một số tài liệu khác liên quan đến kế toán như: Báo cáo kế toán quản trị; các loại hợp đồng; dự án quan trọng quốc gia; hồ sơ, báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản; báo cáo quyết toán dự án hoàn thành; các tài liệu liên quan đến kiểm tra, kiểm toán,...

2. Thời hạn lưu trữ tài liệu, chứng từ kế toán

Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán, tại liệu được chia thành 3 loại là 5 năm, 10 năm và vĩnh viễn. Tất cả đều được quy định tại Điều 12, Điều 13 và Điều 14 tại Nghị định 174/2016/NĐ-CP.

2.1 Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm

Tài liệu kế toán dùng cho điều hành và quản lý cần lưu trữ tối thiểu 5 năm Theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP, tại Điều 12 của hướng dẫn Luật kế toán quy định các loại tài liệu phải lưu trữ tối thiểu 5 năm gồm:

• Những tài liệu kế toán dùng cho điều hành, quản lý của đơn vị kế toán không trực tiếp lập báo cáo tài chính và  ghi sổ kế toán.
• Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để lập báo cáo tài chính và ghi sổ kế toán như: Phiếu nhập kho, phiếu thu, phiếu xuất kho, phiếu chi không lưu trong tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.

2.2 Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm

Sau đây là những tài liệu có thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán tối thiểu 10 năm:

• Tài liệu kế toán liên quan đến nhượng bán, thanh lý tài sản cố định, đánh giá tài sản và báo cáo kết quả kiểm kê.
• Các tài liệu kế toán liên quan đến chia, tách, thành lập, sáp nhập, hợp nhất,  chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị, phá sản, giải thể, kết thúc dự án, chấm dứt hoạt động.
• Những tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư gồm tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán và tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm.
• Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để lập báo cáo tài chính và ghi sổ kế toán; các sổ kế toán chi tiết; các bảng kê, báo cáo tự kiểm tra kế toán; các sổ kế toán tổng hợp; bảng tổng hợp chi tiết; báo cáo tài chính tháng, quý, năm; biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ cùng tài liệu khác sử dụng trực tiếp để lập báo cáo tài chính và ghi sổ kế toán.
• Tài liệu liên quan tại đơn vị như hồ sơ thanh tra, hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán nhà nước, kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước hoặc hồ sơ của các tổ chức kiểm toán độc lập.
• Các tài liệu khác không được quy định của Nghị định 174/2016/NĐ-CP tại Điều 12 và Điều 14.

2.3 Tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn

Các báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước có thời hạn lưu trữ vĩnh viễn Các tài liệu có thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán có thời hạn vĩnh viễn sẽ tùy thuộc vào mỗi lĩnh vực khác nhau.

• Đối với đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước, các tài liệu phải lưu trữ vĩnh viễn gồm:
• Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã nhận được phê chuẩn của Hội đồng nhân dân các cấp.
• Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được phê chuẩn bởi Quốc hội.
• Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A và dự án quan trọng quốc gia.
• Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về an ninh, kinh tế và quốc phòng.

Các tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn sẽ do người đại diện theo pháp luật hoặc người đứng đầu của đơn vị kế toán quyết định. Họ sẽ căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cụ thể cho từng trường hợp và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình thức khác. Đối với trường hợp có thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán vĩnh viễn, bạn sẽ phải lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên.

3. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán

Tài liệu kế toán có hạn lưu trữ 5 năm được tính thời hạn lưu trữ từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm Theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP tại điều 15 hướng dẫn Luật kế toán, thời điểm tính thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán sẽ được tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm đối với các tài liệu sau:

• Những tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu là 5 năm.
• Các tài liệu kế toán thuộc nhóm lưu trữ 10 năm như: Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để lập báo cáo tài chính và ghi sổ kế toán; các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, tài liệu kế toán liên quan đến nhượng bán, thanh lý tài sản cố định, đánh giá tài sản, tài liệu kế toán quy định tại các Khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6 của Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP,...
• Những tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn.

Thời điểm tính hạn lưu trữ chứng từ kể từ ngày báo cáo quyết toán dự án hoàn thành được duyệt đối với các tài liệu kế toán quy định của Nghị định 174/2016/NĐ-CP tại khoản 3 Điều 13 gồm: Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư gồm các tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán tính từ ngày hoàn thành thủ tục phá sản, giải thể, kết thúc dự án, chấm dứt hoạt động đối với các tài liệu kế toán liên quan đến giải thể, chấm dứt hoạt động, tài liệu phá sản, kết thúc dự án. Những tài liệu kế toán liên quan đến thành lập đơn vị tính từ ngày thành lập, tài liệu kế toán liên quan đến tách, hợp nhất, chia, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình được tính từ ngày chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình. Tài liệu kế toán liên quan đến thanh tra, kiểm toán, kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền sẽ được tính từ ngày kết luận thanh tra, kiểm tra hoặc có báo cáo kiểm toán. Tùy vào mỗi lĩnh vực và loại hồ sơ, tài liệu của mình, bạn hãy xác định thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán chính xác nhất để thực hiện theo quy định của pháp luật nhé!