Khi danh mục hàng hoá bán ra nhiều hơn số dòng của hoá đơn, kế toán tiến hành lập bảng kê bán hàng. Do đó, người làm công tác kế toán cần nắm được những thông tin cần thiết về bảng kê hàng hoá.
Cùng MIFI tìm hiểu về bảng kê hàng hóa và mẫu bảng kê bán hàng cho khách lẻ mới nhất.
Mẫu bảng kê bán hàng cho khách lẻ được sử dụng phổ biến trong kinh doanh.
1. Cần lập bảng kê đính kèm khi nào?
Điều 19, Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về việc lập hoá đơn khi danh mục hàng hoá, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một số hoá đơn. Khi đó, người bán có thể lập thành nhiều hoá đơn hoặc lựa chọn một trong hai cách xử lý sau:
- Người bán có thể ghi liên tiếp nhiều số hoá đơn (dòng ghi hàng hoá cuối cùng của số hoá đơn trước ghi “tiếp số sau” và dòng ghi đầu tiên của hoá đơn sau ghi “tiếp số trước”).
- Người bán sử dụng bảng kê nhằm liệt kê các loại hàng hoá, dịch vụ đã bán kèm theo hoá đơn.
Khi danh mục hàng hoá nhiều hơn số dòng của hoá đơn người bán có thể lập bảng kê hàng hoá.
Có thể bạn muốn xem bảng hệ thống tài khoản theo thông tư 133 của BTC.
2. Hướng dẫn cách lập bảng kê đính kèm đúng cách
Người bán được phép tự thiết kế mẫu bảng kê bán hàng cho khách lẻ phù hợp với mặt hàng kinh doanh nhưng cần đảm bảo đủ các yếu tố dưới đây:
- Tên người bán, địa chỉ, mã số thuế.
- Tên hàng hoá, số lượng, đơn giá và thành tiền. Với trường hợp người bán nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất GTGT” và “tiền thuế GTGT”. Tổng cộng tiền thanh toán chưa bao gồm thuế GTGT phải bằng với số tiền ghi trên hoá đơn GTGT.
Ngoài ra, khi lập bảng kê bán hàng người bán còn lưu ý những vấn đề sau:
- Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hoá đơn số… ngày … tháng … năm …” và có đủ chữ ký của bên mua và bên bán như trên hoá đơn.
- Nếu bảng kê có nhiều hơn 01 trang thì phải được số liên tục và đóng dấu giáp lai. Ở trang cuối cùng của bảng kê phải có chữ ký của bên mua và bên bán như trên hoá đơn.
- Số bảng kê được cơ sở kinh doanh phát hành phải phù hợp với số liên hoá đơn và được lưu giữ cùng với hoá đơn để cơ quan thuế có thể kiểm tra, đối chiếu.
- Bên bán và bên mua thực hiện quản lý và lưu giữ bảng kê kèm theo hoá đơn theo đúng quy định.
Cần lập bảng kê hàng hóa theo đúng quy định.
3. Hóa đơn điện tử có được đính kèm bảng kê bán hàng hay không?
Hoá đơn điện tử thực chất là tập hợp những thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
Chính vì thế, người sử dụng có thể tăng số dòng trên hóa đơn điện tử để phù hợp với số lượng hàng hoá bán ra.
Khi xuất hoá đơn điện tử cho khách hàng, doanh nghiệp phải lập đầy đủ danh mục hàng hoá bán ra đảm bảo nguyên tắc thông tin trong hoá đơn điện tử để khi cần có thể truy cập, sử dụng dưới dạng hoàn chỉnh.
Doanh nghiệp không được phép lập hoá đơn điện tử không có đầy đủ danh mục hàng hoá bán ra nhưng lại lập kèm theo bảng kê hàng hoá bản giấy cho khách hàng trong đó có những mặt hàng không được hiển thị trên hoá đơn điện tử.
Khi cơ sở kinh doanh sử dụng hoá đơn tự in, việc lập và in hoá đơn được thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hoá, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hoá đơn, Cục thuế sẽ xem xét từng trường hợp của thể để chấp thuận cho cơ sở kinh doanh sử dụng hoá đơn nhiều hơn một trang.
Cơ sở kinh doanh được thể hiện hóa đơn điện tử nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị đầy đủ các nội dung sau:
- Có số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động).
- Có tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, người bán như trang đầu.
- Có mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu.
- Có ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc - trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự, Y là tổng số trang của hóa đơn đó).
4. Mẫu bảng kê bán hàng cho khách lẻ
Mẫu bảng kê bán hàng kèm theo hoá đơn GTGT.
Mẫu bảng kê bán hàng kèm theo hóa đơn GTGT được sử dụng trong các giao dịch mua bán hiện nay.
Nội dung trên bảng kê phải đảm bảo đầy đủ các thông tin đã được hướng dẫn tại Điều 19, Thông tư 39/2014/TT-BTC. Nếu như bảng kê thiếu những thông tin đó thì được tính là không hợp lý, hợp lệ.
Như vậy, mẫu bảng kê bán hàng cho khách lẻ được lập kèm theo hóa đơn nhằm mục đích thể hiện đầy đủ danh mục hàng hóa bán ra của đơn vị kinh doanh.
Kế toán viên cần tiến hành lập bảng kê bán hàng theo đúng quy định của pháp luật để tránh xảy ra sai phạm.
