Những Quy Định Về Hóa Đơn Điện Tử Mà Doanh Nghiệp Cần Biết

Hiện nay, hóa đơn điện tử được các doanh nghiệp sử dụng phổ biến để thay thế hóa đơn giấy. Trong năm 2020, sẽ có nhiều quy định mới về loại hóa đơn này.

 

Trong năm sau, sẽ có nhiều thay đổi đối với việc sử dụng hóa đơn điện tử

 

Hóa đơn là một chứng từ có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp, đặc biệt là trong việc hạch toán và quản lý thuế. Hiện nay, hóa đơn điện tử được sử dụng phổ biến và dần thay thế hóa đơn giấy. Quy định pháp luật về loại hóa đơn này cũng ngày càng hoàn thiện. Trong năm 2020, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm mới về loại hình hóa đơn này.

Quy định sử dụng hóa đơn điện tử từ 2020:

Năm 2020, nhiều quy định mới sẽ điều chỉnh về hóa đơn điện tử

Kể từ ngày 1/11/2020, Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có hiệu lực với một số thay đổi như sau:

• Trước 01/11/2018, cơ sở kinh doanh đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử không có mã hoặc có mã đăng ký của Cơ quan Thuế thì được tiếp tục sử dụng;
• Những cơ sở kinh doanh mới thành lập, chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin để đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử thì có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy đặt in, tự in hoặc mua của Cơ quan Thuế theo quy định;
• Cơ sở kinh doanh đã thông báo phát hành hóa đơn giấy trước 01/11/2018 thì tiếp tục sử dụng đến hết 31/10/2020;
• Cơ sở kinh doanh sử dụng hóa đơn giấy phải gửi dữ liệu hóa đơn đến Cơ quan Thuế kèm với tờ khai thuế giá trị gia tăng để Cơ quan Thuế đưa vào cơ sở dữ liệu hóa đơn và đăng trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Ngoài ra, Nghị định 119/2018/NĐ-CP cũng hủy bỏ hiệu lực thi hành của Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP về hóa đơn điện tử kể từ ngày 01/11/2020.

Những điều doanh nghiệp nên biết để sử dụng hóa đơn điện tử hiệu quả:

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định hiện hành

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ tạo lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với Cơ quan Thuế.

Hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế là gì?

Là hóa đơn điện tử được Cơ quan Thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với Cơ quan Thuế.

Điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn:

• Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với Cơ quan Thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng;
• Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;
• Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử;
• Có chữ ký điện tử;
• Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn;
• Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ.

Nguyên tắc lập hóa đơn điện tử

Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của Cơ quan Thuế để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu mà Cơ quan Thuế quy định và phải ghi đầy đủ nội dung, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Nội dung hóa đơn điện tử:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
• Tổng số tiền thanh toán;
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

Nguyên tắc và điều kiện chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy:

Nguyên tắc:

1. Người bán hàng hóa chỉ được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy một (01) lần.
2. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải đáp ứng các quy định về điều kiện chuyển đổi và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán;
3. Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán.

Điều kiện:

1. Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
2. Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;
3. Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Trên đây là những điểm doanh nghiệp cần lưu ý để sử dụng hóa đơn điện tử đúng theo quy định của Pháp luật. Trong năm 2020, quy định về sử dụng hóa đơn này sẽ có nhiều điểm được chỉnh lý, vì vậy, doanh nghiệp nên thường xuyên cập nhật thông tin để có biện pháp thực hiện đúng đắn.