Mẹo excel cho dân kế toán bệnh viện - Tối ưu công việc hiệu quả

Hãy cùng nhau tìm hiểu cách Excel có thể tối ưu hóa công việc kế toán bệnh viện, giúp bạn tiết kiệm thời gian, nâng cao độ chính xác và mở ra cơ hội mới trong sự nghiệp của mình. Bắt đầu với những mẹo cơ bản và dần dần tiến xa hơn, bạn sẽ phát hiện ra sức mạnh của Excel trong việc hiện thực hóa công việc kế toán một cách thông minh và hiệu quả.

Bài viết liên quan:

• Kế toán bệnh viện là gì? Những yêu cầu đặc thù trong công việc
• Làm thế nào để trở thành kế toán bệnh viện? Mức lương và triển vọng trong sự nghiệp

I. Tầm quan trọng của Excel trong công việc kế toán bệnh viện

Trong môi trường phức tạp của lĩnh vực y tế, việc quản lý số liệu tài chính và thống kê dữ liệu đòi hỏi sự chính xác và hiệu quả cao. Chính vì vậy, Excel cho dân kế toán bệnh viện đã giúp chuyên nghiệp hóa các quy trình kế toán và giảm thiểu nguy cơ sai sót.

Tầm quan trọng của việc biết mẹo excel cho dân kế toán tối đa hóa công việc

Mẹo excel cho dân kế toán không chỉ giúp tổ chức và xử lý dữ liệu một cách dễ dàng, mà còn mang lại khả năng phân tích sâu hơn, giúp bạn dự báo, đánh giá hiệu suất tài chính và tạo ra những thông tin quan trọng để hỗ trợ quyết định trong việc quản lý tài chính bệnh viện.

II. Các mẹo excel cho dân kế toán bệnh viện

1. Các phím tắt để sao chép và dán 

Có một thực tế là bạn càng rời xa chuột và chi hoạt động trên bàn phím thì bạn càng làm việc nhanh hơn. Coppy và paste là hai thao tác được thực hiện nhiều lần khi sử dụng Excel, vì vậy hãy tập thói quen sử dụng các phím tắt sau:

• Đối với PC : Ctrl+C để sao chép và Ctrl+V để dán.
• Đối với máy Mac: Command+C để sao chép và Command+V để dán.

2. Chuyển từ tài liệu Excel này sang tài liệu Excel khác

Nếu bạn đang sử dụng nhiều sổ làm việc Excel cùng một lúc, điều này sẽ tăng tốc thời gian chuyển đổi giữa các tài liệu.

• Đối với PC: Ctrl+Tab.
• Đối với máy Mac: Tùy chọn+Tab.

3. Chọn tất cả dữ liệu liên tiếp trong các cột/hàng

Chọn dữ liệu liên tiếp từ các cột/ hàng bằng cách cuộn là phù hợp nếu bạn có một lượng nhỏ dữ liệu cần chọn. Nếu bạn đã từng thử làm điều này với một lượng lớn dữ liệu, bạn có thể biết điều này hết sức khó khăn. 

Việc này sẽ mất thời gian và bạn có thể đã xem qua hàng hoặc cột dữ liệu cuối cùng, Excel sẽ tăng tốc khi bạn thực hiện việc này. Có một cách nhanh chóng và ít gây khó chịu hơn để chọn dữ liệu liên tiếp từ các cột và hàng. Đặt con trỏ vào ô đầu tiên bạn muốn chọn, sau đó:

• Đối với máy tính(PC):

Ctrl+Shift+↓ để chọn cột dữ liệu.

Ctrl+Shift+→ để chọn (các) hàng dữ liệu.

• Đối với máy Mac:

Command+Shift+↓ để chọn cột dữ liệu.

Command+Shift+→ để chọn (các) hàng dữ liệu.

4. Sử dụng Fill Handle

Khi tạo công thức hoặc nhập số hoặc văn bản vào một ô, việc kéo nội dung của ô đó xuống một cột dài có thể tốn thời gian và tẻ nhạt. Thay vào đó, chỉ cần nhấp đúp vào Fill Handle  (hộp màu xanh lá cây ở góc dưới cùng bên phải của ô) để điền ngay vào cột.

Sử dụng Fill Handle giúp kế toán bệnh viện thao tác nhanh hơn

5. Thay đổi kích thước một cột

Đôi khi bạn nhập quá nhiều vào một ô đến mức không thể nhìn thấy hết hoặc bạn nhập quá ít đến mức có rất nhiều khoảng trống. Đừng cố gắng thay đổi kích thước cột theo cách thủ công. 

Tất cả những gì bạn cần làm là bấm đúp vào ranh giới giữa tiêu đề cột chứa dữ liệu của bạn và tiêu đề cột ở bên phải cột bạn đang định cỡ. Điều này sẽ hoàn toàn phù hợp với nội dung của các ô trong cột đó.

6. Di chuyển nhanh một cột

Bạn có thể muốn sắp xếp lại thứ tự các cột trong bảng tính Excel của mình. Chọn cột bạn muốn di chuyển và di chuột qua cạnh cột cho đến khi con trỏ chuyển thành biểu tượng mũi tên. Nhấp vào Shift và giữ nút chuột trái để kéo và thả cột vào nơi bạn muốn có cột trong bảng tính của mình.

Các mẹo excel cho dân kế toán bệnh viện

7. Dán công thức làm giá trị

Bạn có thể đang sử dụng bảng tính có chứa công thức nhưng trước khi gửi bảng tính đó qua email, bạn nên thay đổi công thức thành giá trị để tránh nguy cơ bất kỳ số nào bị thay đổi. 

Sao chép toàn bộ trang tính bằng cách nhấp vào hình vuông ở trên cùng bên trái của bảng tính nằm giữa cột A và hàng thứ 1 rồi nhấp vào:

• Ctrl+C trên PC 
• Command+C trên máy Mac

Chọn  Dán => Dán Đặc biệt 

Trên tab Trang chủ, Chọn Giá trị => OK .

8. Không hiển thị đường lưới trong bảng tính Excel của bạn

Ví dụ: Bạn có thể không muốn hiển thị đường lưới trong bảng tính Excel của mình khi lập hóa đơn cho khách hàng. Nó có thể trông đẹp hơn và chuyên nghiệp hơn nếu không có những đường lưới đó.

Vào View => bỏ chọn Gridlines

9. Yêu cầu Excel đọc nội dung của các ô

Bạn có thể yêu cầu Excel đọc cho bạn nội dung của các ô nhằm mục đích trợ năng hoặc chỉ để thuận tiện. 

• Bước 1: Truy cập”Thanh công cụ” truy cập nhanh ở phía trên bên trái màn hình của bạn. 
• Bước 2: Thanh công cụ truy cập nhanh bao gồm biểu tượng  Lưu, Hoàn tác  và  Làm lại . Nhấp vào mũi tên thả xuống ở bên phải  biểu tượng Làm lại=> Lệnh khác.  
• Bước 3: Chọn Thanh  công cụ truy cập nhanh  nếu nó chưa được chọn. Bên dưới  Chọn lệnh từ => Tất cả lệnh.  
• Bước 4: Chọn Nối ô từ menu xuất hiện bên dưới =>Thêm=>OK

Bây giờ hãy đặt con trỏ ở bất cứ nơi nào bạn muốn Excel bắt đầu đọc.

III. Kết luận

Tìm hiểu về mẹo excel cho dân kế toán bệnh viện giúp bạn thao tác nhanh, từ đó tối ưu hóa công việc và tăng cường độ chính xác, mà còn mở ra cơ hội mới để thực hiện những phân tích tài chính sâu hơn và đưa ra quyết định nhanh chóng hơn.

Hãy dành thời gian học và ứng dụng những mẹo Excel cho dân kế toán bệnh viện, vượt qua sự khó khăn ban đầu, bạn sẽ nhanh chóng có được sự hiệu quả và tiện lợi mà Excel mang lại cho công việc của mình. Việc nắm vững Excel không chỉ giúp bạn trở thành một chuyên gia kế toán xuất sắc, mà còn đem lại cơ hội thăng tiến và phát triển sự nghiệp không giới hạn trong lĩnh vực kế toán bệnh viện.