Việc áp dụng hóa đơn điện tử đang được thực hiện với các doanh nghiệp trong cả nước. Tuy nhiên, nhiều người còn chưa có kinh nghiệm sử dụng hóa đơn điện tử sao cho hiệu quả và đúng luật.
Sau đây là những kinh nghiệm hữu ích trong việc phát hành, quản lý và lưu trữ mà bạn nên biết.
1. Cần chuẩn bị những gì để sử dụng hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp nên mua phần mềm của bên trung gian để sử dụng hóa đơn điện tử.
Trước khi sử dụng hóa đơn bằng điện tử, các doanh nghiệp cần chuẩn bị các vấn đề liên quan mua phần mềm hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp có thể tự xây dựng phần mềm này tuy nhiên nó tương đối tốn kém về chi phí và thời gian.
Thay vào đó, mua phần mềm hóa đơn điện tử của các nhà cung cấp được coi là phương pháp hiệu quả hơn nhiều. Sau khi đã có phần mềm, doanh nghiệp cần lập bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng. Cụ thể:
- Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử lập theo mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC.
- Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC.
- Hoá đơn mẫu khởi tạo thông qua phần mềm hóa đơn điện tử.
Sau khi lập xong bộ hồ sơ báo phát hành hóa đơn thì doanh nghiệp có thể nộp trực tiếp hoặc qua mạng tới cơ quan thuế. Sau 2 ngày (trừ thứ 7, chủ nhật, ngày lễ Tết), cơ quan thuế sẽ có thông báo chấp thuận trên trang cổng thông tin điện tử http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tbphtc.html# và lúc này doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.
2. Tận dụng tối đa chức năng phát hành và gửi hóa đơn điện tử hàng loạt
Chức năng phát hành và gửi hóa đơn hàng loạt vô cùng hữu ích.
Thay vì gửi từng hóa đơn cho khách hàng, doanh nghiệp có thể tận dụng và khai thác tối đa chức năng phát hành và gửi hóa đơn điện tử hàng loạt để làm việc có hiệu quả hơn. Cụ thể hơn, bạn cần làm theo quy trình sau đây:
- Nhập dữ liệu hóa đơn từ tệp Excel
Với nghiệp vụ này, bạn có thể sao chép hoặc nhập các dữ liệu có sẵn vào phần mềm hóa đơn nhằm tiết kiệm thời gian và trên hết là để tránh sai sót trong quá trình lập hóa đơn
- Phát hành hóa đơn điện tử hàng loạt
Khi có danh sách hóa đơn đã được lập sẵn, bạn có thể gửi hàng loạt hóa đơn đến các khách hàng: tìm kiếm hóa đơn cần phát hành bằng cách chọn mục hóa đơn (chưa phát hành/phát hành lỗi) hoặc lọc theo ngày hóa đơn/trạng thái hóa đơn.
Tích chọn những hóa đơn cần gửi hàng loạt và cắm chữ ký số vào máy tính để thực hiện.
- Gửi hóa đơn điện tử hàng loạt
Bạn cũng có thể lọc các hóa đơn điện tử muốn gửi cho khách hàng qua Email và SMS thông qua các mục như: Chưa gửi cho khách hàng, Gửi bị lỗi, Đã gửi hóa đơn cho khách hàng hoặc lọc theo ngày/trạng thái hóa đơn.
Nếu không có sự điều chỉnh lại, hệ thống sẽ gửi tự động hóa đơn hàng loạt cho tất cả Email người nhận theo thông tin Người mua hàng và Email trên hóa đơn.
3. Sử dụng phiên bản Mobile để quản lý hóa đơn điện tử
Lập, tra cứu, quản trị tình hình sử dụng hóa đơn mọi lúc, mọi nơi trên Mobile.
Sử dụng phiên bản Mobile để quản lý hóa đơn điện tử là một trong những chức năng mà bạn không thể bỏ qua. Tính năng này có thể giúp doanh nghiệp theo dõi, quản lý tình hình sử dụng hóa đơn nhanh chóng, chính xác đồng thời mang tính tổng hợp cao:
- Có thể lập hóa đơn ở mọi lúc, mọi nơi;
- Có khả năng tra cứu thông tin hóa đơn một cách tức thời;
- Quản trị toàn diện tình hình sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp;
- Khai báo List các khách hàng;
- Khai báo List hàng hóa, dịch vụ;
- Thực hiện nhân bản các hóa đơn điện tử.
4. Kinh nghiệm lưu trữ hóa đơn điện tử
Dữ liệu hóa đơn điện tử có thể được lưu trữ đến 10 năm nếu bạn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của một nhà cung cấp trung gian. Tuy nhiên các doanh nghiệp có thể tham khảo kinh nghiệm lưu trữ hóa đơn điện tử khoa học sau đây:
4.1 Với hóa đơn mua vào
Cần lưu trữ hóa đơn mua vào khoa học, hợp lý.
Quy trình lưu trữ hóa đơn mua vào như sau:
- Lưu hóa đơn trên một Email riêng và thông báo Email này tới tất cả bên cung cấp. Bạn cũng cần cài đặt Email này để có thể chuyển tiếp về Email cấp quản lý.
- Lập thư mục Google Drive với chính Email lưu nhận hóa đơn mua vào.
- Khi nhận được Email hóa đơn mua vào, kế toán tải xuống lưu trữ tại thư mục trên máy tính, đổi tên File với Mst, tên người bán và số hóa đơn tương ứng.
- Tiếp đến mở hóa đơn và tiến hành kiểm tra sơ bộ đồng thời cập nhật thông tin cần thiết lên File Excel như: mã tra cứu hóa đơn, mã số thuế người bán và để tiện tra cứu khi cần bạn sẽ phải chèn link trỏ tới hóa đơn đó.
- Cuối cùng, bạn hãy đồng bộ thư mục máy tính chứa hóa đơn lên Google Drive.
4.2 Với hóa đơn điện tử bán ra
Với hóa đơn bán ra, quy trình lưu trữ khoa học bao gồm các bước sau:
- Bật chế độ xem trước và kiểm tra các thông tin trên hóa đơn đã chính xác chưa, bao gồm: tên khách hàng, tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, tiền VAT, số tiền bằng chữ…trước khi ký hóa đơn điện tử.
- Trước khi gửi cho khách hàng bạn cần xem lại hóa đơn lần nữa để tránh sai sót.
- Tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử đã xuất vào một thư mục trên máy tính: Cập nhật các thông tin trên hóa đơn vào 1 File Excel: Tên khách hàng, mã số thuế, mã tra cứu, số tiền. Sau đó, chèn link trỏ tới hóa đơn này để tiện tra cứu khi có nhu cầu.
- Đồng bộ thư mục chứa File Excel này với Google Drive để đảm bảo an toàn dữ liệu.
Chắc hẳn bạn đã biết cách sử dụng hóa đơn điện tử hiệu quả sau khi đọc bài viết trên đây rồi. Nằm lòng những kiến thức này sẽ rất hữu ích đối với công việc hàng ngày của các kế toán.
