Hướng Dẫn Quản Lý Hóa Đơn Điện Tử An Toàn 100%

Nếu bạn đang tìm cách quản lý hóa đơn điện tử như thế nào cho hiệu quả thì bạn đã tìm đúng nơi. Chính xác đây là bài viết hướng dẫn quản lý hóa đơn một cách an toàn cho mọi doanh nghiệp.

Hãy cùng MIFI tìm hiểu ngay.

Quản lý hóa đơn điện tử như thế nào?

Ngoài việc hướng dẫn bạn quản lý hóa đơn điện tử như thế nào cho hiệu quả thì MIFI cũng đề cập thêm các vẫn đề liên quan đến việc quản lý hóa đơn. Cụ thể Mifi sẽ đề cập đến:

• Quy định về quản lý hóa đơn điện tử (HĐĐT)
• Sự cần thiết của việc quản lý HĐĐT
• Vai trò, lợi ích của việc quản lý hóa đơn
• Hướng dẫn lưu trữ và quản lý hóa đơn thủ công 
• Những khó khăn khi quản lý hóa đơn điện tử
• Hướng dẫn quản lý hóa đơn với Hóa đơn Điện tử An toàn MIFI

Hãy cùng MIFI tìm hiểu chi tiết.

Quy định về quản lý hóa đơn điện tử

Nguyên tắc về quản lý hóa đơn điện tử đã được quy định trong nghị định 119/2018/NĐ-CP, của Chính phủ.

Doanh nghiệp cần tuân theo các nguyên tắc này để tránh vướng phải những vấn đề pháp lý không đáng có.

Tìm hiểu các thông tin dưới đây về quản lý hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp sắp xếp chúng một cách khoa học, an toàn, tiết kiệm thời gian, chi phí. 

Một số quy định cụ thể có trong nghị định như sau:

• Việc đăng ký, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải tuân thủ quy định pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán, thuế và quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
• Dữ liệu hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là cơ sở dữ liệu về hóa đơn điện tử để phục vụ công tác quản lý thuế. Cung cấp thông tin hóa đơn điện tử cho các tổ chức, cá nhân có liên quan.
• Hóa đơn điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
• Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn, áp dụng hình thức.
• Lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo yếu tố về tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ. Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán. In được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
• Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được tiêu hủy. Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.

Các doanh nghiệp cần tuân theo quy định quản lý hóa đơn điện tử để tránh những rắc rối không đáng có. Theo những quy định trên, thì việc sử dụng hóa đơn điện tử bảo mật là điều vô cùng quan trọng. Bảo mật hóa đơn an toàn sẽ tránh được tất cả những tác dụng không mong muốn có thể xảy ra cho doanh nghiệp.

Sự cần thiết của việc quản lý Hóa đơn Điện tử

Rủi ro vẫn có thể xảy ra khi sử dụng Hóa đơn Điện tử

Hóa đơn điện tử được phát hành trên không gian mạng, lưu trữ trực tuyến trên các nền tảng điện toán đám mây (Cloud) do đó nguy cơ bị đánh cắp, mất dữ liệu là điều có thể xảy ra.

Đã có rất nhiều sự cố liên quan đến việc mất dữ liệu hệ thống trên Cloud đã xảy ra, ngay cả đối với những Doanh nghiệp có hệ thống lưu trữ hàng đầu thế giới.

Những rủi ro thường thấy nhất là hư hỏng nguồn chứa dữ liệu, virus xâm nhập, bị hacker tấn công,... khiến cho hệ thống Hóa đơn điện tử của Doanh nghiệp bị ảnh hưởng.

Đây là chứng từ quan trọng nên doanh nghiệp nào cũng cần quản lý, lưu trữ bài bản để hoạt động tài chính kế toán diễn ra suôn sẻ. Đồng thời, Doanh nghiệp nên có phương án dự phòng lưu trữ dữ liệu an toàn để tránh xảy ra những sự cố đáng tiếc.

Vai trò, lợi ích của việc quản lý hóa đơn

Hóa đơn là chứng từ đặc biệt quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. Đồng thời là cơ sở để cơ quan nhà nước quản lý thuế. Do vậy, quản lý hóa đơn hiệu quả và an toàn là công việc quan trọng bắt buộc.

Hóa đơn được quản lý tốt sẽ giúp doanh nghiệp: 

• Tiết kiệm thời gian, chi phí.
• Dễ dàng tra cứu, tìm kiếm hóa đơn cũ.
• Báo cáo sử dụng hóa đơn chính xác hơn. 
• Đảm bảo sự minh bạch tài chính, thuế cho doanh nghiệp.
• Hạn chế mắc phải các vấn đề pháp lý liên quan đến hóa đơn.
• Tránh được các rắc rối liên quan đến mất, cháy, hỏng hóa đơn.
• Thuận tiện hạch toán, đối chiếu dữ liệu
• Dễ dàng theo dõi tình hình sử dụng hóa đơn
• Hạn chế các rủi ro về pháp lý liên quan đến hóa đơn (giả hóa đơn)
• Phòng tránh các rủi ro về mất cắp dữ liệu
• Tạo điều kiện cho cơ quan thuế kiểm tra dễ dàng, nhanh chóng

Quản lý tốt hóa đơn điện tử sẽ giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp.

Hướng dẫn lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử thủ công 

Dưới đây là 4 cách lưu trữ và quản lý hóa đơn ĐT thường dùng.

• Quản lý hóa đơn bằng cách lưu trữ trên Gmail.
• Sử dụng Google Drive để quản lý sao lưu và đồng bộ với dữ liệu
• Sử dụng OneDrive để quản lý và lưu trữ hóa đơn
• Lưu trữ quản lý trên các thiết bị ổ cứng rời (USB, CD, ổ cứng ngoài)

Hướng dẫn quản lý HĐĐT đầu vào bằng cách lưu trữ trực tiếp trên Gmail

Gmail được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng cho mục đích trao đổi thư từ và tài liệu trong công việc. Một trong số đó là hóa đơn điện tử đầu vào, nhận từ đối tác xuất hóa đơn cho doanh nghiệp. MIFI sẽ hướng dẫn bạn các bước lưu trữ và quản lý Hóa đơn điện tử trên Gmail.

Tạo nhãn mới 

Trong danh sách làm việc bên trái Gmail, bạn nhấp chọn “Tạo nhãn mới”

Đặt tên cho Nhãn

Khi hộp thoại xuất hiện, bạn nhập tên cho nhãn mới. Từ nhãn vừa tạo, bạn có thể thêm 1 hay nhiều nhãn phụ. Điều này, giúp cho việc phân chia, quản lý và tra cứu dễ dàng hơn, kịp thời phát hiện hóa đơn điện tử bị sai hay thiếu sót để bổ sung. Chẳng hạn, bạn có thể thêm nhãn phụ để phân theo Quý (nếu kê khai theo quý), tháng (nếu kê khai theo tháng) hoặc phân chia theo khách hàng, sản phẩm,... Sau khi tạo xong nó sẽ hiển thị ra tương ứng như dưới.

Chọn Email có Hóa đơn cần lưu trữ

Sau bước tạo nhãn, thêm nhãn phụ, bạn tiến hành chọn các Mail hóa đơn điện tử đã nhận. Tiếp đến, chọn biểu tượng thư mục Gmail màu đen có mũi tên nằm ngang để thực hiện di chuyển các Mail được chọn tới thư mục đã tạo sẵn. Như vậy, bạn có thể quản lý hóa đơn điện tử thủ công trong các thư mục trên Gmail. Tiếp theo đây Mifi sẽ hướng dẫn cách quản lý hóa đơn điện tử với Google Drive

Sử dụng Google Drive để quản lý sao lưu và đồng bộ với dữ liệu

Bạn có thể sử dụng Google Drive để sao lưu toàn bộ dữ liệu hóa đơn trên máy tính. Khi sao lưu thành công, những dữ liệu bạn cập nhật/ thêm vào sau cũng được tự động Upload và đồng bộ vào Google Drive.  

Cùng xem hướng dẫn chi tiết các bước lưu trữ trên Google Drive.

Tải phần mềm Google Drive. Đơn giản là bạn chỉ cần tìm kiếm từ khóa Google Drive và vào mục tải về cho máy tính. Sau đó tiến hành cài đặt Google Drive.

Cài đặt và động bộ hóa

Sau khi cài đặt, bấm vào biểu tượng Google Drive ở góc phải màn hình (có hình dạng đám mây bên trong). Xuất hiện hộp thư, bấm “Get Started” Tại mục Sign In, đăng nhập địa chỉ Gmail, sau đó bấm Next Nhập Mật khẩu và tại đây, hệ thống Google sẽ yêu cầu xác minh 2 bước Xuất hiện hộp thoại hướng dẫn, bạn tiếp tục bấm "Got it".

Tiến hành sao lưu và Quản lý

Tại thư mục “My Computer”, tiến hành sao lưu và đồng bộ Ở mục “Choose Folder” và tìm đến đường dẫn chứa thư mục cần sao lưu Khi tìm thấy thư mục, chọn “Select Folder”. Ví dụ ở đây chọn Quản lý Hóa đơn Quý 3 Tiếp tục Bấm Next Sử dụng bộ nhớ mặc định để tiến hành sao lưu và đồng bộ. Xuất hiện hộp thoại thông báo, bấm “Got it” Bấm “Start”, lúc này hệ thống sẽ sao lưu dữ liệu vào thư mục Quản lý Hóa đơn Quý 3 Kế đến, hệ thống thông báo đã tìm thấy thư mục được sao lưu, đồng thời xuất hiện hộp thoại với thông báo "Find your files in Google Drive" với 2 sự lựa chọn, Quý khách chọn ô "Open Google Drive" để mở hệ thống trên trình duyệt web. Lúc này, thư mục Quản lý hóa đơn Quý 3 đã được sao lưu thành công, tất cả dữ liệu trong Thư mục này đều được sao lưu thành công vào hệ thống Google Drive. Bên cạnh đó, khi bạn thêm bất cứ tập tin, hình ảnh, dữ liệu nào vào thư mục Quản lý hóa đơn thì hệ thống sẽ tự động cập nhật và đồng bộ lên Google Drive. Bạn chỉ cần Copy các tập tin cần lưu trữ vào thư mục đã đồng bộ trên máy tính của bạn. Vậy là Mifi đã hướng dẫn xong 2 cách quản lý hóa đơn điện tử. Tiếp theo Mifi cũng sẽ hướng dẫn thêm cho những ai thích sử dụng Onedrive của Microsoft để lưu trữ và quản lý hóa đơn.

Sử dụng OneDrive để quản lý và lưu trữ hóa đơn 

OneDrive là dịch vụ lưu trữ đám mây của Microsoft, cho phép lưu trữ, đồng bộ hóa dữ liệu và chia sẻ tệp trên các thiết bị khác. Bạn có thể sử dụng OneDrive để lưu trữ các thư mục hóa đơn trên máy tính. Sau khi thêm các tệp vào OneDrive, bạn hoàn toàn có thể xem chúng trên các thiết bị có kết nối Internet. 

Đầu tiên chúng ta cũng cần tải phần mềm OneDrive về máy tính. Việc tải phần mềm cũng đơn giản tương tự như tải Google Drive ở trên mà thôi. Việc đơn giản là bạn cứ bấm next khi cài đặt phần mềm là xong. Sau khi cài đặt, click vào biểu tượng đám mây ở góc phải bên dưới màn hình (biểu tượng 2 đám mây chồng lên nhau) Tại đây, nhập thông tin tài khoản Microsoft đã tạo hoặc tài khoản Xbox Live, Skype,... Nhập tên đăng nhập và Sign In Nhập tiếp mật khẩu tài khoản phù hợp, Quý khách chọn tiếp "Sign in". Đến bước này, hệ thống sẽ yêu cầu xác minh 2 bước: 

• Bấm chữ "Có" trên màn hình điện thoại theo số di động đã khai báo với Microsoft.

Nhập mã 6 số bảo mật vào chuỗi có dạng: *****. Cuối hộp thoại xuất hiện ô “Open my OneDrive folder”, chọn ô thực hiện tìm kiếm thư mục sao lưu.  Tại thư mục One Drive của hệ thống, bạn chỉ cần thêm bất cứ thư mục nhỏ hay file nào vào đây đều sẽ được đồng bộ và lưu trữ trên tài khoản OneDrive Online. Như vậy là bạn hoàn toàn có thể quản lý hóa đơn điện tử trên OneDrive dễ dàng. Ngoài cách lưu trữ Online thì bạn cũng có thể tham khảo thêm cách:

Lưu trữ quản lý trên các thiết bị ổ cứng rời (USB, CD, ổ cứng ngoài)

Cách này vô cùng đơn giản mà bạn có thể sử dụng. Doanh nghiệp có thể sao lưu dữ liệu hóa đơn điện tử trên các thiết bị như USB, đĩa CD, DVD, ổ cứng ngoài,...

Việc lưu trữ trên thiết bị rời thì quá đơn giản rồi. Tuy nhiên có những khó khăn gì khi quản lý hóa dơn điện tử.

Những khó khăn khi quản lý hóa đơn điện tử

Việc quản lý hóa đơn đôi lúc gặp rất nhiều khó khăn, phức tạp. Dưới đây là những khó khăn thường gặp phải:

• Thao tác nhập xuất dữ liệu về hóa đơn phức tạp: Do thao tác nhập xuất dữ liệu hóa đơn khi lưu trữ thủ công theo các cách trên rất phức tạp, doanh nghiệp sẽ mất nhiều thời gian để thực hiện công việc này. 
• Phải lưu trữ và Backup (sao lưu) dữ liệu thường xuyên:
  • Việc lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử trên máy tính hay các thiết bị di động,... đều có khả năng mất dữ liệu bất kỳ lúc nào. Nguyên nhân có thể là do dữ liệu bị xóa hay thiết bị nhiễm Virus, Hacker tấn công,... 
  • Trong trường hợp này, nếu doanh nghiệp không thực hiện sao lưu dữ liệu thường xuyên và lưu trữ ở một nơi khác thì rất khó có thể khôi phục lại dữ liệu ban đầu. Việc mất hoàn toàn dữ liệu hoá đơn lúc này sẽ gây thiệt hại lớn cho doanh nghiệp.

Mất dữ liệu hóa đơn điện tử là rủi ro có thể xảy ra khi lưu trữ, quản lý hóa đơn thủ công.

• Vấn đề bảo mật dữ liệu, tài khoản đang lưu trữ: Bảo mật thông tin là vấn đề luôn được chú trọng và bảo mật hóa đơn điện tử cũng không ngoại lệ. Do vậy khi lưu trữ hóa đơn điện tử trên tài khoản Gmail, Google Drive, OneDrive,... bạn phải đặc biệt quan tâm đến vấn đề bảo mật dữ liệu và bảo mật tài khoản đang lưu trữ.  Tránh những rủi ro như rò rỉ dữ liệu, mất hóa đơn, lộ thông tin,... ảnh hưởng xấu đến việc kinh doanh.
• Nếu mất hết toàn bộ dữ liệu thì ai sẽ là người chịu trách nhiệm: Khi rủi ro xảy ra, mất toàn bộ dữ liệu hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không chỉ chịu thiệt hại về kinh tế mà còn phải giải quyết vấn đề pháp lý. 

Hướng dẫn quản lý hóa đơn điện tử an toàn với MIFI

Để khắc phục những vấn đề trên và quản lý hóa đơn điện tử an toàn, Mifi đã áp dụng công nghệ Blockchain giúp đồng bộ thông tin dễ dàng và đảm bảo dữ liệu luôn được bảo mật. 

Khi sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử Mifi, toàn bộ dữ liệu hóa đơn của doanh nghiệp được lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây hiện đại. Đồng thời, dữ liệu được sao lưu thường xuyên, liên tục, hạn chế tối đa rủi ro mất dữ liệu. 

Bên cạnh đó, tính năng bảo mật xác minh 2 lớp giúp bảo vệ dữ liệu trước nguy cơ tin tặc tấn công, đánh cắp quyền truy cập. Do vậy có thể khắc phục tình trạng mất hóa đơn điện tử, rò rỉ thông tin doanh nghiệp,...

Kết Luận

Chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử là xu hướng tất yếu doanh nghiệp cần thực hiện trong thời gian tới. Hy vọng những thông tin trên sẽ hữu ích cho doanh nghiệp để quản lý hóa đơn điện tử an toàn và hiệu quả.