Hướng Dẫn Lập Quyết Định Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử

Hóa đơn điện tử rất quan trọng với doanh nghiệp trong thời hiện đại. Không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách để phát hành hóa đơn điện tử thuận lợi. Trước khi áp dụng hóa đơn cần lập quyết định phát hành hóa đơn điện tử Hiện nay đang có xu hướng triển khai và sử dụng hóa đơn điện tử đồng loạt trên cả nước. Nhiều doanh nghiệp muốn chuyển đổi sang sử dụng loại hóa đơn này ngay nhưng còn nhiều băn khoăn. Vậy, bạn cần làm gì để phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử? Bài viết này sẽ cung cấp cho kế toán và các doanh nghiệp một số thông tin cơ bản cần biết để phát hành hóa đơn điện tử. Nếu bạn chưa biết về hóa đơn điện tử, hãy xem bài viết: "Hóa đơn điện tử là gì?"

Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Đối tượng nào nên sử dụng hóa đơn điện tử?

Có một số điều kiện áp dụng về đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử

Nhóm 1

Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp, Luật các tổ chức tín dụng, Luật kinh doanh bảo hiểm, Luật chứng khoán, Luật dầu khí và các văn bản quy phạm pháp luật khác dưới các hình thức: Công ty cổ phần; công ty trách nhiệm hữu hạn; công ty hợp danh; doanh nghiệp tư nhân.

Nhóm 2

Tổ chức được thành lập và hoạt động theo Luật hợp tác xã. Đây là nhóm có rủi ro cao về thuế. Nhóm này cần sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ.

Nhóm 3

Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 03 (ba) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng.

Hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trước liền kề từ 10 (mười) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán, có yêu cầu thì cũng được áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.

Nhóm 4

Hộ, cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, bán lẻ hàng tiêu dùng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng tại một số địa bàn có điều kiện thuận lợi thì triển khai thí điểm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế từ năm 2018.

Nhóm 5

Hộ, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế tại nhóm đối tượng 4 trên nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng.

Điều kiện đăng ký phát hành hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

Theo Khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC, doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử bảo mật phải đáp ứng được các điều kiện sau đây:

• Là tổ chức kinh tế và có khả năng hoặc đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
• Có đội ngũ nhân viên đủ trình độ, năng lực để đáp ứng yêu cầu của việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
• Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
• Có phần mềm bán hàng hoá/dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
• Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ.

Cơ chế quản lý và phân quyền giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý hóa đơn hơn Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu. Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố, đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Cách lập quyết định phát hành hóa đơn điện tử

Quyết định phát hành hóa đơn điện tử không quá rắc rối

Lập quyết định phát hành Hóa đơn

Bạn sẽ lập quyết định phát hành theo các bước sau: Bước 1: Trong mục “Đăng ký”, click chọn ”Quyết định”. Sau đó nhấn ”Tạo mới” để thêm mới quyết định phát hành hóa đơn điện tử. Bước 2: Bạn sẽ nhập các thông tin như sau:

• Tên đơn vị chủ quản: Nhập tên doanh nghiệp của bạn.
• Mã số thuế: Nhập mã số thuế doanh nghiệp của bạn.
• Số quyết định (*): Nhập số quyết định.
• Giám đốc (*): Nhập tên Giám đốc.
• Các danh mục còn lại bạn vui lòng điền vào theo thông tin của Doanh nghiệp của bạn. Lưu ý: (*) là thông tin bắt buộc bạn cần phải nhập vào.

Để tạo mới mẫu hóa đơn điện tử sẽ sử dụng, hãy click vào “Tạo mới”. Nằm ở phía bên tay phải Điều 2. Lúc này, khi màn hình đăng ký loại hóa đơn phát hành được hiển thị, bạn cần nhập thông tin. Nhấn “Lưu” để đăng ký mẫu số đã chọn. Lưu ý các khung điền thông tin có đánh dấu * bắt buộc bạn cần phải nhập vào. Sau khi bạn đã chọn “Lưu”, hệ thống sẽ quay về màn hình ”Thêm mới quyết định”. Mẫu số vừa đăng ký sẽ được hiển thị trong danh sách ở Điều 2. Tiếp tục nhập thông tin tại: Điều 3, Điều 4, Điều 5, Nơi nhận, Thành phố. Bước 3: Click chọn ”Lưu quyết định”. Bạn sẽ thấy thông báo “Tạo quyết định phát hành hóa đơn thành công”. Như vậy, việc khởi tạo quyết định sử dụng hóa đơn điện tử đã hoàn tất.

Chỉnh sửa/xóa/in quyết định Hóa đơn

Doanh nghiệp chỉ được chỉnh sửa thông tin của các quyết định mới tạo hoặc đã gửi cơ quan thuế nhưng chưa được chấp nhận. Theo đó, tất cả các thông tin về quyết định phát hành có thể được sửa trong hệ thống. Mẫu đơn quyết định phát hành hóa đơn điện tử Mặt khác để in quyết định phát hành, sau khi click xem ”chi tiết”, quyết định phát hành sẽ hiển thị. Cuối cùng, click chọn ”In quyết định”, sau đó đóng dấu và ký tên của cơ quan/doanh nghiệp và scan lại đưa vào file Word (.doc hoặc .docx) để gửi cho cơ quan thuế.

Tổng kết

Hóa đơn điện tử khắc phục được những nhược điểm của hóa đơn giấy truyền thống. Nó còn hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp trong việc lưu trữ, kiểm soát giấy tờ và tiết kiệm các chi phí khác. Và hy vọng với các bước hướng dẫn nêu trên, doanh nghiệp có thể đăng ký phát hành hóa đơn điện tử thuận lợi để khởi tạo, lập quyết định và phát hành chúng.