Hướng Dẫn Lập Biên Bản Điều Chỉnh Hóa Đơn Sai Nội Dung

MATBAO INVOICE sẽ hướng dẫn chi tiết cách lập biên bản điều chỉnh hóa đơn sai nội dung cho trường hợp cụ thể như sai địa chỉ người mua hàng, sai tên nội dung hàng hóa,...

Khi lập hóa đơn, sai sót có thể xảy ra trong quá trình viết và điền thông tin. Tuy nhiên, phải một thời gian sau đến khi kê khai thuế thì kế toán mới phát hiện được. Lúc này bắt buộc bạn phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn sai nội dung.

Vậy cụ thể với các trường hợp sai tên, địa chỉ hoặc sai thông tin như đơn vị tính, loại hàng hóa, số tiền bằng chữ,... thì cần lập biên bản như thế nào?

Hướng dẫn lập biên bản điều chỉnh hóa đơn sai nội dung Bài viết tham khảo: Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Xử Lý Mất Hóa Đơn

Cách lập biên bản điều chỉnh hóa đơn sai nội dung

Mỗi trường hợp sẽ cần lập biên bản điều chỉnh khác nhau. Tham khảo ngay cách lập biên bản điều chỉnh cho trường hợp sai tên hoặc địa chỉ người mua, sai tên nội dung hàng hóa, đơn vị tính.

Trường hợp sai tên hoặc địa chỉ người mua

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai nội dung đối với trường hợp sai tên, địa chỉ người mua.

Theo Thông tư 26/2015/TT-BTC, sửa đổi bổ sung Thông tư 39/2014/TT-BTC tại điều 3 có quy định:

Đối với các trường hợp phát hiện sai sót hóa đơn về địa chỉ, hoặc tên của người mua ở hóa đơn đã lập và phần mã số thuế người mua ghi đúng thì không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Còn đối với các trường hợp đã lập hóa đơn nhưng có một số sai sót khác thì thực hiện theo đúng hướng dẫn tại điều 20 của Thông tư số 39/2014/TT-BTC.

Như vậy, nếu hóa đơn của bạn lập bị sai địa chỉ hoặc tên người mua nhưng ghi đúng mã số thuế thì chỉ cần lập biên bản có sự xác nhận của hai bên và không cần phải lập hóa đơn điều chỉnh.

Dựa vào mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn phía trên, bạn cần điền đầy đủ thông tin như tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế, tên, chức vụ của người đại diện của bên mua và bên bán. Lưu ý tại phần “Trước ghi là:” thì bạn điền thông tin tên, địa chỉ người mua đã ghi sai vào. Còn phần “Nay điều chỉnh là:” thì ghi lại chính xác tên, địa chỉ của người mua. Sau đó lập 2 bản để đại diện của hai bên ký xác nhận.

Trường hợp sai tên nội dung hàng hóa, đơn vị tính (số tiền đúng)

Khi phát hiện sai sót trong hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử thì bạn cần lập biên bản và hóa đơn điều chỉnh như sau:

Đối với hóa đơn điện tử

Hướng dẫn xử lý Hóa đơn điện tử lập sai

Tại điều 9 khoản 2 của Thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót như sau:

Đối với các trường hợp đã lập hóa đơn, sau đó đã gửi cho người mua và hàng hóa đã được giao hay dịch vụ đã được cung ứng, người bán và người mua đã kê khai thuế, nhưng sau đó mới phát hiện sai sót:

• Người mua và người bán cần lập biên bản thỏa thuận kèm chữ ký điện tử của hai bên, ghi rõ nội dung sai sót. 
• Sau đó, người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hóa đơn điện tử được lập sau phải ghi rõ điều chỉnh tăng hay giảm số lượng hàng hóa, thuế GTGT, giá bán, thuế GTGT cho hóa đơn điện tử số,... 
• Dựa vào hóa đơn điện tử điều chỉnh trên, hai bên mua và bán phải thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật. Lưu ý, trong hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm.

Đối với hóa đơn giấy

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai nội dung đối với trường hợp sai nội dung hàng hóa, đơn vị tính.

Đối với hóa đơn sai sót thì bạn dựa theo hướng dẫn điều chỉnh tại điều 20 của Thông tư 39/2014/TT-BTC như sau:

Trường hợp đã lập hóa đơn và đã được giao cho người mua, dịch vụ đã được cung ứng, hàng hóa đã được giao, hai bên bán và mua đã kê khai thuế, nhưng sau đó mới phát hiện được sai sót:

• Cả bên bán và bên mua cần lập biên bản điều chỉnh HĐ sai nội dung hoặc có thoả thuận bằng văn bản và phải ghi rõ các sai sót. 
• Tiếp theo đó bên bán phải lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Trong hóa đơn này phải ghi rõ điều chỉnh tăng hay giảm số lượng hàng hóa, thuế GTGT, giá bán, thuế GTGT cho hóa đơn số…, ký hiệu...,...
• Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh này, người mua và người bán phải kê khai điều chỉnh doanh số bán, mua, thuế đầu vào, đầu ra. Lưu ý, trong hóa đơn điều chỉnh không được điền số âm.

Kết luận

Như vậy, đối với hóa đơn giấy và cả hóa đơn điện tử đều phải lập biên bản thỏa thuận, xuất lại hóa đơn điều chỉnh mới nếu phát hiện nội dung hàng hóa sai mà không sai số tiền.

Để điều chỉnh, bạn sử dụng mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn trên. Điền đầy đủ thông tin như tên công ty bên A, bên B, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế, tên người đại diện và chức vụ. Sau đó là phần hai bên thống nhất lập biên bản điều chỉnh hóa đơn số…, ký hiệu,… và lập 2 bản để đại diện của hai bên ký tên.

Để tiết kiệm thời gian và tránh việc phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn sai nội dung thì bạn hãy kiểm tra thật kỹ các thông tin trước khi lập hóa đơn nhé! Nếu hóa đơn không may bị sai sót, bạn có thể khắc phục dựa trên các bước theo hướng dẫn.