Hóa đơn đỏ là gì? Cần lưu ý gì khi xuất hóa đơn đỏ?

Nhiều người chưa hiểu rõ hóa đơn đỏ là gì và khi xuất hóa đơn đỏ cần lưu ý gì dẫn đến những sai sót không đáng có trong công việc. Hóa đơn đỏ là gì? Cần lưu ý gì khi xuất hóa đơn đỏ? Nếu bạn đang thắc mắc về các vấn đề xoay quanh việc xuất hóa đơn đỏ thì bài viết sau rất hữu ích cho bạn đấy.

Hóa đơn đỏ là gì?

Hóa đơn đỏ là một loại chứng từ có giá trị pháp lý thể hiện giá trị hàng hóa/dịch vụ mà người bán cung cấp cho người mua. Hóa đơn đỏ là căn cứ để cơ quan thuế xác định số tiền thuế cần nộp vào ngân sách Nhà nước của mỗi doanh nghiệp. 

Hóa đơn đỏ là chứng từ thể hiện giao dịch mua bán hàng hóa/dịch vụ Thực tế, hóa đơn đỏ còn được gọi là hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn VAT. Chúng được Bộ Tài chính phát hành hoặc do doanh nghiệp tự in sau khi đã đăng ký mẫu với cơ quan thuế. Doanh nghiệp muốn đặt in hóa đơn đỏ cần có sự đồng ý của Chi cục thuế quản lý trực tiếp. Sau đó mới liên hệ với cơ sở in hóa đơn để đặt in theo yêu cầu.

Cần lưu ý gì khi xuất hóa đơn đỏ?

Thông thường, hóa đơn đỏ được lập thành 3 liên, tương ứng với 3 màu là trắng đỏ và xanh. Khi xuất hóa đơn đỏ, cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Bên bán phải kẹp 3 liên hóa đơn viết cùng 1 lúc để đảm bảo nội dung đồng nhất giữa các liên. Việc tách các liên ra viết riêng lẻ là không được phép.
• Thông tin người mua trên hóa đơn đỏ phải được ghi đầy đủ, chính xác.
• Các thông tin trên hóa đơn đỏ không được tẩy xóa, sửa và phải được thể hiện với chỉ 1 màu mực.
• Nội dung phải liên tục, không ngắt quãng, đặc biệt không viết đè chữ lên nhau và phải gạch chéo phần còn trống.
• Số hóa đơn đỏ phải được lập liên tục từ nhỏ đến lớn.
• Thời gian ngày, tháng, năm lập hóa đơn sẽ ghi vào thời điểm phát sinh giao dịch hoặc khi đã hoàn thành giao dịch cung cấp hàng hóa/dịch vụ cho người mua.
• Hình thức thanh toán trong hóa đơn đỏ được chấp nhận là tiền mặt hoặc chuyển khoản.

>>> Bạn đã cập nhật Hệ thống tài khoản theo thông tư 133 chưa?

Khi nào doanh nghiệp được phép xuất hóa đơn đỏ?

Doanh nghiệp được phép xuất hóa đơn đỏ khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sử dụng theo quy định của pháp luật. Theo đó, doanh nghiệp phải là đơn vị được thành lập hợp pháp, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng. Ngoài ra, doanh nghiệp đó phải có tên riêng đã được Sở Kế hoạch và Đầu tư trực thuộc Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Doanh nghiệp được thành lập hợp pháp, có tư cách pháp nhân...mới được xuất hóa đơn đỏ Sau đó, doanh nghiệp sẽ tiến hành đăng ký thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. Với doanh nghiệp mới thành lập có thể đăng ký thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế khi đáp ứng một trong những điều kiện sau:

• Đang hoạt động, có nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Hoặc đã thực hiện đầu tư, mua sắm, nhận góp vốn bằng tài sản cố định, máy móc, thiết bị, công cụ, dụng cụ.
• Đã có hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh hoặc được phép in hóa đơn GTGT do đã đăng ký tính thuế theo phương pháp khấu trừ. Phải thỏa mãn các điều kiện về đặt in hóa đơn, tự in hóa đơn theo quy định của pháp luật nếu được đặt in hóa đơn.
• Nếu đã đăng ký khấu trừ thuế theo phương pháp trực tiếp thì phải thông báo áp dụng phương pháp tính thuế GTGT. Sau đó gửi lên Chi cục thuế hoặc Cục thuế quản lý.

Các doanh nghiệp sau khi đã đăng ký áp dụng phương pháp khấu trừ thuế thì được sử dụng hóa đơn đỏ hợp pháp. Lưu ý rằng với những hóa đơn được xuất theo hình thức giấy tờ truyền thống, doanh nghiệp có thể bị xử phạt mất hóa đơn nếu như chúng bị thất lạc, cháy hoặc hư hỏng.

Hóa đơn điện tử có xuất được hóa đơn đỏ không?

Hóa đơn điện tử có xuất được hóa đơn đỏ không là thắc mắc của một số người chưa hiểu rõ về các khái niệm này.

Hóa đơn điện tử là gì?

Hoá đơn điện tử (HĐĐT) là chứng từ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Chúng được được quản lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ. Đồng thời được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được lập và quản lý bằng phương tiện điện tử Hóa đơn điện tử an toàn gồm: Hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…Hình thức và nội dung HĐĐT được lập theo quy định của pháp luật có liên quan. Như vậy Hóa đơn điện tử bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng ( hay còn gọi hóa đơn đỏ). Do đó, xuất HĐĐT chính là xuất hóa đơn đỏ.

>>> Xem thêm: Cách lưu trữ hóa đơn điện tử

Nguyên tắc lập hóa đơn điện tử 

Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian. Ngoài ra, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng duy nhất một lần. Hóa đơn điện tử cần đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin HĐĐT có giá trị pháp lý khi đảm bảo đủ các điều kiện sau:

• Đảm bảo độ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong HĐĐT. Tức là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi. Ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị HĐĐT.
• HĐĐT có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Trên đây là giải đáp về hóa đơn đỏ là gì và những vấn đề liên quan. Mỗi kế toán cần nắm vững các kiến thức này để làm việc chính xác, hiệu quả.

Tham khảo thêm:

• Thủ tục mất hóa đơn - 3 điều kế toán cần phải thực hiện
• Xử lý mất hóa đơn