Các doanh nghiệp khi bắt đầu quyết định sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử thường luôn tìm kiếm các thông tin để lựa chọn được nhà cung cấp dịch vụ tốt nhất, tối ưu nhất trong một thị trường HDDT ngày càng trở nên nhiều và đa dạng như hiện nay. Mỗi phần mềm sẽ có những ưu và nhược riêng, vậy đâu là tiêu chí phù hợp để một doanh nghiệp lựa chọn. Dưới đây là 5 tiêu chí cần có khi lựa chọn một nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín cần đáp ứng nhiều yêu tố
Đáp ứng các quy định về hóa đơn điện tử
Theo nghị định 51/2010/NĐ-CP, thông tư 32/2011/TT-BTC và thông tư 39/2014/TT-BTC về hóa đơn điện tử, các hóa đơn được ban hành bắt buộc phải đảm bảo tính pháp lý trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trước cơ quan thuế. Do đó, các doanh nghiệp cần phải chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, hợp pháp, được cấp bởi các cấp cơ quan nhà được có thẩm quyền và tuân tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật.
Bên cạnh đó, việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ cần có một số điều kiện về chuyên môn và kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ, có tối thiểu 10 đối tác và đã triển khai hệ thông trao đổi dữ liệu giữa các cơ sở, chi nhánh hay các doanh nghiệp trong cùng tổ chức với nhau.
Về tài chính, theo Khoản 1 Điều 23 của Thông tư số 68/2019/TT-BTC, để đảm bảo giải quyết các rủi ro và thiệt hại có thể xảy ra trong qua trình cung cấp dịch vụ, phía tổ chức cung cấp cần có cam kết bảo lãnh của tổ chức tín dụng hợp pháp vớ giá trị trên 5 tỷ động tại Việt Nam.
Các nghị đinh, thông tư về nhà cung cấp hóa đơn điện tử
Đầy đủ các tính năng cần thiết
Bên cạnh việc đáp ứng đẩy đủ các quy định về hóa đơn điện tử, các đơn vị cung cấp HĐĐT cần đáp ứng đầy đủ các tính năng, nghiệp vụ hóa đơn cần thiết, cụ thể như:
- Thiết kế, tạo mẫu hóa đơn
- Tạo lập – Phát hành - Điều chỉnh – Thay thế - Xóa bỏ hóa đơn
- Gửi hóa đơn cho khách hàng qua các phương tiện điện tử như Email, SMS…
- Lập và xuất báo cáo với những trường thông tin có liên quan
- Nhân viên được phân quyền và quản lý tài khoản truy cập
- Phiên bản mới được tự động cập nhật khi có thay đổi về nghiệp vụ
Nhà cung cấp hóa đơn điện tử an toàn MIFI
Ngoài những tiêu chí cơ bản, HĐĐT cần tích hợp một số tính năng nâng cao, để đáp ứng hiệu quả người dùng:
- Tích hợp hóa đơn điện tử với những phần mềm quản lý có sẵn
- Dễ dàng truyền nhận dữ liệu giữa các điểm xuất hóa đơn và các cấp quản lý
- Nhanh chóng xử lý HĐĐT với số lượng lớn
- Có tính minh bạch, rõ ràng, thích hợp với nhiều mô hình tổ chức
- Nhiều điểm xuất hóa đơn có thể dùng với một chữ kí số, có cổng thông tin tiện dụng.
- Nhanh chóng phê duyệt , xác thực cùng lúc nhiều hóa đơn
Việc các phần mềm HĐĐT hỗ trợ đầy đủ các tính năng tiện ích, sẽ giúp các doanh nghiệp thuận tiện hơn trong việc quản trị, quản lý nhân sự, tình hình tài chính và tính bảo mật,...
Cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử có tính năng dễ sử dụng
Việc sử dụng các phần mềm cung cấp hóa đơn điện tử tiện lợi, dễ sử dụng sẽ mang lại hiệu suất cao cho doanh nghiệp nhằm giúp đồng bộ trong việc quản lý, tiệt kiệm thời gian, tối ưu năng suất công việc, đưa ra các báo cáo, phân tính kinh doanh và tài chính của doanh nghiệp một cách chính xác. Bên cạnh đó, một phần mềm tiện lợi, có giao diện rõ ràng, thao tác dễ sử dụng sẽ góp phần nâng cao không ít trải nghiệp người dùng cũng như cải thiện tính chính xác và nhanh chóng trong bộ máy hoạt động của các doanh nghiệp. Đó cũng chính là vấn đề khiến doanh nghiệp quan tâm và chuyển đổi dần sang phầm mềm này để áp dụng cho tổ chức của họ.
Tính năng tiện dụng của nhà cung cấp hóa đơn điện tử
Ngoài ra, nhà cung cấp dịch vụ cần đảm bảo một số điều kiện kĩ thuật như:
- Đảm bảo hệ thống, thiết bị, kỹ thuật, sao lưu dữ liệu tại trung tâm dữ liệu tại mục d, khoản 1 Điều 32 của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
- Luôn có hệ thống thiết bị, kỹ thuật dự phòng đặt tại trung tâm dự phòng tối thiểu 20km để sẵn sàng hoạt động khi hệ thống chính gặp sự cố.
- Đáp ứng yêu cầu kết nối trao đổi dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế như:
- Kết nối với cơ quan thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, bao gồm 1 kênh truyền chính và 2 kênh truyền dự phòng. Trong đó, mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 10 Mbps.
- Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hay Message Queue (MQ) mà có mã hóa làm phương thức để kết nối.
- Sử dụng giao thức SOAP để truyền nhận dữ liệu và đóng gói.
Một doanh nghiệp khi tìm hiểu, lựa chọn nơi cung cấp dịch vụ cầm đảm bảo về tính tiện dụng, chất lượng dịch vụ và song hành cùng chi phí hợp lý để gắn kết dài lâu. Đương nhiên, một nhà kinh doanh không bao giờ chịu chi một khoản phí nhất định khi không đảm bảo về được hiệu quả trải nghiệm, tính bảo mật để lãng phí thời gian, nguồn nhân lực không đáng có.
Cập nhật và áp dụng công nghệ trong bảo mật an toàn hóa đơn tiên tiến nhất
Trong thời đại công nghệ phát triển, việc bảo mật thông tin doanh nghiệp ngày càng quan trọng. Vì lẽ đó, việc luôn nâng cấp, cập nhật các công nghệ vào việc quản lý doanh nghiệp ngày càng không thể thiếu. Sự uy tín của một phần mềm hóa đơn điện tử thể hiện ở độ an toàn bảo mật nguồn thông tin.
Phần mềm hóa đơn điện tử là nơi lưu trữ thông tin mua bán, số lượng hàng hóa và thời điểm giao dịch, … của doanh nghiệp. Do đó phần mềm cần đảm bảo việc bảo mật thông tin của khách hàng, tình hình tài chính của một doanh nghiệp. Ngày nay, các doanh nghiệp lớn luôn cân nhắc chọn tính bảo mật là yếu tố hàng đầu không chỉ trong việc quản lý mà con trong việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn uy tín, đảm bảo tính pháp lý.
Dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7
Nhà cung cấp hóa đơn điện tử hỗ trợ 24/7
Việc tổ chức, linh hoạt và đảm bảo tính liên tục trong dịch vụ rất quan trọng với một doanh nghiệp. Đây là điều quyết định tính chuyên nghiệp, khả năng thành công trong các thương vụ doanh nghiệp và việc nhanh chóng xử lý các hóa đơn không thể thiếu trong các công tác đó. Việc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cho các khách hàng cần có các kĩ thuật viên giám sát thường xuyên, kiểm tra 24h trong ngày và 7 ngày trong tuần để đảm bảo hỗ trợ người dùng hiệu quả nhất.
Đồng thời, 5 tiêu chí này được xem như những căn cứ quan trọng cho doanh nghiệp trong việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, đưa ra các giải pháp hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp.
Mắt Bão đã giải đáp tất cả những thông tin quan trọng về các tiêu chí nhận biết nhà cung cấp hóa đơn điện tư uy tín. Mắt bão cũng tự tin khi cung cấp dịch vụ đáp ứng đầy đủ các tiêu chí trên, nhằm đảm bảo tính chính xác, bảo mật hóa đơn cho doanh nghiệp trên mức tối đa để tránh xảy ra tình trạng gian lận thương mại, gây thiệt hại cho doanh nghiệp. Hi vọng sau bài viết này sẽ giúp bạn tìm được nhà cung cấp dịch vụ phù hợp cho doanh nghiệp mình.
