Hóa Đơn Điện Tử Là Gì? Mọi Điều Cần Biết Về Hóa Đơn Trực Tuyến

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, bắt đầu 01/11/2020 thì 100% các Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh phải hoàn thành xong việc chuyển đổi sang HĐĐT. Đứng trước quy định bắt buộc này, các doanh nghiệp cần hiểu rõ Hóa đơn Điện tử là gì. Cùng theo dõi qua bài viết sau. Từ 01/11/2020, 100% các doanh nghiệp phải chuyển đổi sang Hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử được tạo ra và lưu giữ bằng phần mềm Chức năng của hóa đơn điện tử là gì? Hóa đơn điện tử có toàn bộ chức năng và tính pháp lý của hóa đơn giấy truyền thống.

Quy định về hóa đơn điện tử là gì?

Điều kiện để doanh nghiệp làm thủ tục phát hành hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là gì? Doanh nghiệp phải đáp ứng một số điều kiện nhất định để đăng ký phát hành hóa đơn điện tử Dưới đây là những điều kiện để doanh nghiệp được đăng ký phát hành hóa đơn điện tử:

• Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
• Doanh nghiệp cần có đội ngũ nhân sự đủ trình độ. Đồng thời có khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
• Doanh nghiệp có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.
• Doanh nghiệp có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
• Doanh nghiệp có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, có quy trình sao lưu, khôi phục, lưu trữ dữ liệu.

Quy trình thực hiện đăng ký hóa đơn điện tử là gì?

Các bước đăng ký hóa đơn điện tử được tiến hành như sau:

• Bước 1: Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử
• Bước 2: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử
• Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn điện tử mẫu

Quy trình thực hiện đăng ký hóa đơn điện tử gồm 3 bước cơ bản

Bước 1: Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp trước khi tạo lập hóa đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử và gửi lên cơ quan quản lý Thuế của địa phương bằng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử theo mẫu của Bộ Tài chính.

​Bước 2: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Tiếp theo, doanh nghiệp cần phải lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử và gửi cơ quan thuế theo mẫu có trong Thông tư 32 của Bộ Tài chính.

Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn điện tử mẫu

Doanh nghiệp tiến hành ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn theo đúng định dạng áp dụng cho người mua đến cơ quan quản lý thuế của địa phương theo đường điện tử.

Nguyên tắc chuyển đổi Hóa Đơn Điện Tử

• Nguyên tắc chuyển đổi Hóa Đơn Điện Tử sang hóa đơn giấy là gì?

Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy được thực hiện để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa hữu hình. Việc chuyển đổi với mỗi hàng hóa chỉ được thực hiện một lần.

• Điều kiện chuyển đổi Hóa Đơn Điện Tử sang hóa đơn giấy là gì?

Việc chuyển đổi hình thức hóa đơn cũng cần tuân thủ các cơ sở pháp lý Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi.

• Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử gồm: dòng chữ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”, họ tên và chữ ký của người thực hiện việc chuyển đổi, thời gian chuyển đổi hóa đơn cụ thể.

Cách tra cứu hóa đơn điện tử

Việc tra cứu hóa đơn điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng sẽ được tiến hành trên website: tracuuhoadon.gdt.gov.vn. Mọi dữ liệu về báo cáo, thông báo của đơn vị phát hành hóa đơn được tập hợp trên website này. Bạn có thể kích chọn tra cứu một hóa đơn – hay tra cứu nhiều hóa đơn và thực hiện theo các thao tác hướng dẫn. Tra cứu hóa đơn điện tử dễ dàng hơn bao giờ hết trên nền tảng website

Những câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử

Thắc mắc về hóa đơn điện tử thường gặp là gì?

Các loại hóa đơn áp dụng hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử được áp dụng để thay thế các loại hóa đơn sau:

• Hóa đơn xuất khẩu
• Hóa đơn giá trị gia tăng
• Hóa đơn bán hàng
• Hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…
• Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,…

Một ví dụ về mẫu hóa đơn giá trị gia tăng được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Làm sao phân biệt hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy và hóa đơn giấy?

Trên bản in chuyển đổi của hóa đơn điện tử còn có một số đặc điểm nhận biết như:

• Có dòng chữ: “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”.
• Có tên người, ngày – giờ in chuyển đổi.

Khi nào bên mua hàng cần hóa hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy? Bên bán cần phải làm gì?

Bên mua cần hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử trong trường hợp cần chứng minh nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa, phục vụ lưu thông hàng hóa trên đường với các cơ quan chức năng. Bên bán thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử bằng cách tra thông tin trên hệ thống và thực hiện in ra giấy. Thực hiện chuyển đổi HĐĐT bằng cách tra thông tin và in ra giấy Bài viết vừa cung cấp những thông tin hữu ích về thủ tục, quy trình đăng ký phát hành hóa đơn điện tử an toàn. Hy vọng đây sẽ là cơ sở giúp những doanh nghiệp chuyển đổi sang hóa đơn hiện đại này một cách thuận lợi.