Giải Đáp Câu Hỏi Hóa Đơn Điện Tử Có Cần Đóng Dấu Không Và Những Điều Bạn Cần Biết

Trong quá trình giao dịch hằng ngày, nếu vẫn còn thắc mắc hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không, thì bài viết này là câu trả lời chính xác dành cho bạn. Hãy theo dõi bài viết sau để thu thập thêm nhiều thông tin về hóa đơn điện tử!

Hóa đơn điện tử là một giải pháp hóa đơn hiện đại, thay thế hóa đơn giấy, giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí. Đặc biệt, từ ngày 1/11/2020, tất cả các doanh nghiệp đều phải sử dụng hóa đơn điện tử.

Tuy nhiên, vẫn còn nhiều người chưa nắm rõ quy trình cũng như các quy định sử dụng hóa đơn. Cụ thể, hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không? Thủ tục đóng dấu diễn ra như thế nào?…

Bài viết ngày hôm nay sẽ cung cấp cho bạn đầy đủ những thông tin cần thiết có liên quan đến hóa đơn điện tử. 

“Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không?” là điều mà rất nhiều doanh nghiệp luôn thắc mắc

Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và bổ sung chữ ký không?

Việc thực hiện đúng theo quy định sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tránh khỏi những rắc rối không cần thiết liên quan đến thủ tục hành chính. Vì vậy, muốn biết hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không, bạn nên tìm hiểu những quy định của Pháp luật để xác định chính xác câu trả lời. 

Điểm b Khoản 2 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC

Căn cứ theo nội dung tại Điểm b Khoản 2 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC:

“a) Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo hướng dẫn tại Thông tư này.”

Như vậy, các doanh nghiệp hoàn toàn có thể phát hành và sử dụng các loại hóa đơn điện tử không được đóng dấu và chữ ký trong một số trường hợp nhất định.

Công văn 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016 của Bộ tài chính

Tại Khoản 2 Điều 1 Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ sửa đổi Khoản 5 Điều 5 Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ quy định:

“5. Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời cùng lúc sử dụng nhiều hình thức hóa đơn khác nhau. Nhà nước khuyến khích hình thức hóa đơn điện tử.”

Hóa đơn điện tử có thể không cần đóng dấu và chữ ký

Bên cạnh đó, Điểm e Khoản 1 và Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính cũng đã đề cập đến một nội dung liên quan đến hóa đơn điện tử. Cụ thể:

“1. Hóa đơn điện tử phải có các nội dung sau:

… e) Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán. …

2. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính”.

Từ những quy định trên, có thể kết luận lại một điều như sau: Việc người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định của Pháp luật nhưng trên hóa đơn điện tử này không nhất thiết phải có chữ ký của người mua sẽ được chấp thuận trong 2 trường hợp sau:

• Người mua không phải là đơn vị kế toán.
• Người mua là đơn vị kế toán nhưng sở hữu các loại hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua. Chẳng hạn như: phiếu xuất kho, biên bản giao và nhận, phiếu thu, biên nhận thanh toán, hợp đồng kinh tế… 

Thực hiện đúng theo quy định của Pháp luật sẽ giúp bạn giảm thiểu rủi ro

Khoản 3 điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014

Quy định tại Khoản 3 Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 mang nội dung như sau:

“… b) Các trường hợp sau không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc, trừ trường hợp nếu người mua là đơn vị kế toán yêu cầu người bán phải lập hóa đơn có đầy đủ các nội dung hướng dẫn tại khoản 1 Điều này:

• Hóa đơn tự in của tổ chức kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại được thành lập theo quy định của pháp luật không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của người mua, dấu của người bán.
• Đối với tem, vé: Trên tem, vé có mệnh giá in sẵn không nhất thiết phải có chữ ký người bán, dấu của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua.
• Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, căn cứ đặc điểm hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hóa đơn của doanh nghiệp và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp, Cục thuế xem xét và có văn bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “dấu của người bán…”

Kết luận

Sau rất nhiều điều luật được đặt ra, về vấn đề hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không và chữ ký có cần thiết hay không, có thể rút ra được kết luận tóm gọn như sau:

• Trong trường hợp doanh nghiệp của bạn có đủ điều kiện tự in hóa đơn và thông báo phát hành hóa đơn không cần chữ ký: Hóa đơn điện tử không cần phải đóng dấu và xác nhận bằng chữ ký.
• Trong trường hợp doanh nghiệp thông báo phát hành hóa đơn có chữ ký: Trên hóa đơn điện tử phải có chữ ký điện tử của người bán.

Quá trình chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có cần đóng dấu không?

Làm thế nào để chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy?

Công văn 2818/TCT-DNL thực hiện hóa đơn điện tử ngày 19/7/2018 của Tổng Cục Thuế đã quy định một số nội dung liên quan đến quá trình chuyển đối hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Cụ thể như sau:

Giá trị pháp lý của hoá đơn điện tử

Căn cứ theo quy định tại Điều 6 và Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính, hóa đơn điện tử được hiểu là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử đáp ứng nội dung quy định tại Điều 6 của Thông tư này. Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử dưới dạng file PDF chỉ là một trong những hình thức hiển thị hóa đơn điện tử.

Mặt khác, tại Khoản 1 Điều 4 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính, quy tắc sử dụng hóa đơn điện tử được xác định như sau:

"1. Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử

Trường hợp người bán lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán có trách nhiệm thông báo cho người mua về định dạng hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa người bán và người mua (nêu rõ cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử là truyền trực tiếp từ hệ thống của người bán sang hệ thống của người mua; hoặc người bán thông qua hệ thống trung gian của tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để lập hóa đơn và truyền cho người mua). …”

Trong trường hợp khách hàng yêu cầu gửi hóa đơn điện tử qua email:

• Ngân hàng sẽ thực hiện chuyển hóa đơn qua email cho khách hàng. 
• Hóa đơn điện tử của khách hàng khi xuất trình với cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải đảm bảo giá trị pháp lý theo quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011.

Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Pháp luật có đưa ra một số quy định liên quan đến việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính quy định các nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy như sau:

Nguyên tắc chuyển đổi

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.

Điều kiện chuyển đổi

Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;

b) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;

c) Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Giá trị pháp lý của các hóa đơn điện tử chuyển đổi

Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.”

Ngoài ra, điểm a Khoản 3 Điều 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính cũng quy định một số nội dung như sau:

Một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ các nội dung bắt buộc:

a) Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn dịch vụ ngân hàng”

Từ những quy định như trên, có thể rút ra được một số kết luận dưới đây:

• Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang giấy của Ngân hàng phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của Ngân hàng, trừ trường hợp hóa đơn dịch vụ ngân hàng.
• Đề nghị Ngân hàng thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo đúng quy định tại Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC.

Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có nhiều trang

Theo quy định tại Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính và Điều 19 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính, trong trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có nhiều hơn một trang, thì phần đầu trang sau của hóa đơn phải đảm bảo các điều kiện dưới đây:

• Có cùng số hóa đơn, họ tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu tiên
• Có cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu.
• Có kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu: “Tiep theo trang truoc – trang X/Y” . Trong đó, X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn.

Hy vọng qua bài viết MIFI đã chia sẻ, bạn có thể giải quyết được vướng mắc hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không, cũng như những vấn đề khác xung quanh việc triển khai hóa đơn điện tử trong hoạt động kinh doanh của mình. Nếu bạn vẫn đang sử dụng hóa đơn giấy thì nên lưu ý tìm hiểu cách xử lý mất hóa đơn nhé. 

>>> Có thể xem thêm: Hệ thống tài khoản theo thông tư 133 chi tiết đầy đủ mới nhất