Sau một thời gian đi vào sử dụng, hóa đơn điện tử đang trở thành giải pháp tối ưu giúp tiết kiệm hơn 90% chi phí và thời gian của nhiều doanh nghiệp trong thời đại công nghệ như hiện nay.
Ngoài ra, hóa đơn điện tử bảo mật an toàn hơn rất nhiều so với hóa đơn giấy. Tuy nhiên, cách lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào cho đúng và đảm bảo an toàn, nhiều doanh nghiệp chưa thực sự nắm chắc. Tham khảo bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về việc bảo mật thông tin khi sử dụng hóa đơn điện tử.
Bài viết liên quan:
- Bảo Mật Dữ Liệu Hóa Đơn – Nền Tảng Nào An Toàn Cho Doanh Nghiệp?
- Hóa Đơn Điện Tử An Toàn Matbao-invoice Lựa Chọn Bảo Mật Cho Doanh Nghiệp Hiện Đại
- Thủ Tục Mất Hóa Đơn – 3 Điều Kế Toán Cần Phải Thực Hiện
- Hoá đơn điện tử bảo mật có vai trò quan trọng như thế nào?
Bảo mật thông tin hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp 2022
1. Vì sao cần bảo mật dữ liệu khi sử dụng hóa đơn điện tử
Để tránh tình trạng bị rò rỉ thông tin, các doanh nghiệp cần đầu tư giải pháp hóa đơn điện tử bảo mật an toàn khi kinh doanh trong thời đại công nghệ số đang phát triển mạnh mẽ như hiện nay.
1.1 Tình trạng lừa đảo, bị đánh cắp thông tin
Hiện nay, tình trạng tấn công, đánh cắp thông tin trên mạng nhằm vào các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang không ngừng gia tăng. Trong công bố toàn cầu gần đây của Google, có đến hơn 18 triệu email lừa đảo liên quan đến COVID-19 được gửi đi mỗi ngày. Trong đó, Việt Nam thuộc top những quốc gia có tỉ lệ các doanh nghiệp bị tấn công mạng nhiều nhất Đông Nam Á.
Cụ thể, theo thống kê của Kaspersky - hãng bảo mật hàng đầu thế giới, Việt Nam đã ghi nhận lên đến 464.300 vụ tấn công vào đầu năm 2020.
Tấn công bằng email đang là phương thức phổ biến nhất. Theo mô hình này, kẻ lừa đảo sẽ giả mạo thành những công ty, ngân hàng, website giao dịch trực tuyến uy tín rồi gửi email cho các doanh nghiệp để yêu cầu chia sẻ, cập nhật thông tin hoặc nhấp vào các đường link chứa mã độc. Điều này sẽ tạo điều kiện cho kẻ xấu xâm nhập và đánh cắp những dữ liệu, thông tin mật của doanh nghiệp.
Tình trạng bị đánh cắp thông tin trên không gian mạng xảy ra ở nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ
1.2 Hóa đơn điện tử giá rẻ
Đối với những doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc sử dụng hóa đơn điện tử giá rẻ sẽ giúp tiết kiệm chi phí trước mắt. Nhưng về lâu dài, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với những rủi ro về cả kinh tế cũng như uy tín thương hiệu khi bị rò rỉ thông tin mật.
Hóa đơn điện tử có mức giá rẻ thường sẽ bị hạn chế về nhiều tính năng cũng như khả năng bảo mật và sao lưu dữ liệu. Điều này không chỉ tạo cơ hội cho các hacker tấn công mà còn khiến doanh nghiệp khó có thể khôi phục dữ liệu sau khi bị đánh cắp. Vì vậy, các doanh nghiệp cần có những giải pháp hóa đơn điện tử bảo mật một cách an toàn về lâu dài.
2. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đối với bên bán và bên mua
Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17 tháng 9 năm 2021, bên bán và bên mua có sử dụng hóa đơn điện tử trong quá trình giao dịch cần phải có cách lưu trữ hóa đơn điện tử, cụ thể:
2.1 Cách lưu trữ dữ liệu hóa đơn đối với bên bán
Tương tự như hóa đơn giấy, bên bán cần lưu trữ hóa đơn điện tử trong 10 năm (kể từ khi xuất hóa đơn). Tuy nhiên, khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không cần lưu dưới dạng giấy tờ rườm rà mà thay vào đó là các tài liệu điện tử, cụ thể là dạng XML.
Khi tạo lập hóa đơn trên các phần mềm hóa đơn điện tử, mọi dữ liệu đều sẽ được lưu trữ trên hệ thống. Doanh nghiệp và người dùng có thể dễ dàng tra cứu, nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng, chính xác nhất. Lưu ý, doanh nghiệp nên sao lưu dữ liệu hoặc export và nén lại dưới dạng .zip, lưu lại trong ổ cứng để tránh trường hợp gặp vấn đề về mạng internet.
2.2 Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đối với bên mua
So với bên bán, bên mua có thể lưu trữ hóa đơn điện tử ở 2 định dạng là XML và PDF. Tuy nhiên, bản PDF sẽ không có giá trị pháp lý mà chỉ là bản thể hiện của bản chuyển đổi từ hóa đơn điện tử. File PDF chỉ được sử dụng để kẹp chứng từ nội bộ, gửi cho khách hàng xem thông tin và không có giá trị pháp lý.
2.3 Một số lưu ý khi Cơ quan Thuế yêu cầu kiểm tra biên bản lưu trữ
Trong trường hợp Cơ quan Thuế thanh tra và kiểm tra chứng từ, dữ liệu hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên in bản giấy thể hiện của hóa đơn điện tử và kẹp cùng bộ chứng từ.
Trong trường hợp cơ quan Thuế cần đối chiếu dữ liệu, doanh nghiệp cũng nên cung cấp thêm bản chuyển đổi của hóa đơn điện tử dưới dạng XML để quá trình kiểm tra thuận tiện hơn.
Doanh nghiệp cần lưu ý bản chuyển đổi của hóa đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký của người đại diện pháp luật và có dấu đỏ. Trong đó, nội dung của bản chuyển đổi cần đảm bảo chưa từng chỉnh sửa, như vậy mới có giá trị pháp lý và được cơ quan Thuế chấp nhận.
Lưu ý khi cơ quan Thuế yêu cầu kiểm tra biên bản lưu trữ của hóa đơn điện tử
3. Xu hướng giải pháp bảo mật dữ liệu hóa đơn điện tử an toàn 2022 - Hóa đơn bảo mật Matbao-invoice
Hiện nay, Matbao-invoice đang là một trong những giải pháp hệ thống hóa đơn điện tử bảo mật an toàn tuyệt đối dành cho các doanh nghiệp.
Hệ thống của Matbao-invoice Cloud được lưu trữ trên hệ thống điện toán đám mây Azure của Microsoft, cho phép doanh nghiệp có thể truy cập và quản lý các dịch vụ. Microsoft Azure được biết đến là nền tảng điện toán đám mây lớn nhất và đáng tin cậy nhất hiện nay với hơn 42 trung tâm dữ liệu và 15 triệu khách hàng toàn cầu.
Matbao-invoice lưu trữ hóa đơn điện tử trên hệ thống Microsoft Azure. Điều này sẽ vừa tận dụng được không gian lưu trữ, vừa đảm bảo được khả năng hồi phục dữ liệu và định dạng truy cập dữ liệu, giúp giảm thiểu các mối đe dọa đến doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, Matbao-invoice áp dụng công nghệ bảo mật 2 lớp vững chắc: xác thực bằng mật khẩu và mã OTP. Để tra cứu thông tin hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần phải nhập đúng mật khẩu và xác thực mã OTP qua tin nhắn bằng số điện thoại được đăng ký tại Matbao-invoice.
Ngoài ra, dữ liệu khi lưu trên Matbao-invoice sẽ được khôi phục nhanh chóng, tự động ghi lại tình trạng, được mã hóa theo tiêu chuẩn nhằm đảm bảo tính toàn vẹn đến 99%.
Matbao-invoice cung cấp giải pháp hệ thống hóa đơn điện tử bảo mật an toàn cho doanh nghiệp.
Có thể thấy, lựa chọn hệ thống bảo mật hóa đơn điện tử Matbao-invoice là giải pháp toàn diện cho các doanh nghiệp lưu trữ các thông tin nội bộ, hóa đơn giao dịch hay thông tin khách hàng một cách an toàn.
Về cơ bản, các doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn giải pháp hệ thống hóa đơn điện tử bảo mật uy tín nhằm đảm bảo các dữ liệu, thông tin của công ty được lưu giữ an toàn. Nếu quý khách muốn được giải đáp các thắc mắc về bảo mật hóa đơn điện tử, hãy liên hệ với Matbao-invoice qua website hoặc hotline của để được nhân viên tư vấn chi tiết.
