Đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế đơn giản nhanh chóng

Doanh nghiệp nên sớm đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế để kịp thời hoàn thiện cơ sở hạ tầng thông tin theo lộ trình chuyển đổi của Chính phủ. Nhiều doanh nghiệp vẫn chưa thực hiện chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử do còn nhiều vướng mắc. Trong bài viết này, MIFI sẽ cung cấp cho quý doanh nghiệp cách đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế đơn giản nhất. Doanh nghiệp nên thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử sớm

1. Hóa đơn giấy được phép sử dụng đến thời gian nào?

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 01/07/2022. Theo đó, hóa đơn giấy chỉ được phép sử dụng đến ngày 30/06/2022. Tổng cục Thuế khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân nhanh chóng hoàn thiện cơ sở hạ tầng để sớm thực hiện chuyển đổi sang hóa đơn điện tử. Việc triển khai sớm giúp cho doanh nghiệp chủ động xử lý các vướng mắc và kịp thời nâng cấp cơ sở hạ tầng phù hợp.  Vào thời điểm này, các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử luôn sẵn sàng hỗ trợ các doanh nghiệp ngay lập tức để đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế. Tuy nhiên, khi tất cả doanh nghiệp đều ồ ạt triển khai hóa đơn điện tử thì các nhà cung cấp khó có thể hỗ trợ tận tình được. Ngoài ra, sử dụng hóa đơn điện tử mang lại cho doanh nghiệp lợi thế so với đối thủ cạnh tranh.  Doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 01/07/2021

2. Để sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần có những điều kiện nào?

Theo Khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC, doanh nghiệp phải đáp ứng được các điều kiện đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế sau mới có thể phát hành hóa đơn điện tử:

• Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan quản lý thuế hoặc tổ chức kinh tế có phát sinh giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
• Có cơ sở hạ tầng đáp ứng được yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.
• Có nguồn nhân lực đủ năng lực chuyên môn, trình độ có thể thực hiện được việc khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
• Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật hiện hành.
• Có phần mềm bán hàng kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử được tự động chuyển vào phần mềm hoặc cơ sở dữ liệu kế toán ở thời điểm lập hoá đơn.
• Có quy trình sao lưu, khôi phục và lưu trữ dữ liệu đáp ứng được các yêu cầu cơ bản về chất lượng lưu trữ. 

Doanh nghiệp cần có nguồn lực để triển khai sử dụng hóa đơn điện tử

3. 4 bước đăng ký hóa đơn điện tử với cơ thuế đơn giản nhanh chóng

Doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình đăng ký hóa đơn điện tử chỉ với 4 bước đơn giản dưới đây: Bước 1: Lập quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử Tổ chức kinh tế phải ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử theo phụ lục Mẫu số 01 ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT - BTC và gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế. Đồng thời, tổ chức kinh tế phải chịu trách nhiệm về quyết định này.  Bước 2: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử Tổ chức kinh tế phải tiến hành lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo phụ lục Mẫu số 02 ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT - BTC. Bước 3: Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu tới cơ quan thuế Tổ chức kinh tế thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi đến cho cơ quan thuế bằng hình thức trực tuyến. Bước 4: Cơ quan thuế ra thông báo về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử Sau khi nhận được đầy đủ hồ sơ từ tổ chức kinh tế, cơ quan thuế sẽ tiến hành kiểm tra và gửi thông báo về Email của doanh nghiệp. Nếu quy trình đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế thành công thì doanh nghiệp được phép xuất hóa đơn điện tử hợp pháp. Còn nếu không thành công thì doanh nghiệp phải kiểm tra lại hồ sơ và liên hệ với cơ quan thuế để được hỗ trợ.  Doanh nghiệp nên xem xét lại các điều kiện trước khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

4. Mẫu đơn đăng kí cấp hóa đơn điện tử của cơ quan thuế

Trong trường hợp, cá nhân kinh doanh không thỏa mãn các điều kiện để sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế theo quy định nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng thì phải gửi đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo Mẫu số 06 ban hành kèm theo 119/2018/NĐ-CP. Tải Mẫu số 06: Đề nghị cấp hóa đơn điện có mã của cơ quan thuế tại đây: Doanh nghiệp nên lưu ý mốc thời gian bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử để kịp thời chuyển đổi. Hy vọng rằng những hướng dẫn từ MIFI đã giúp doanh nghiệp nắm được cách đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế một cách đơn giản nhất.