Chứng Từ Điện Tử Là Gì Và Các Quy Định Mới Nhất Về Chứng Từ Điện Tử

Các quy định mới nhất về chứng từ điện tử được thể hiện tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Bài viết dưới đây sẽ đưa ra các quy định liên quan đến hóa đơn điện tử. Định nghĩa chứng từ điện tử được quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP Chứng từ điện tử có vai trò quan trọng trong các hoạt động kinh doanh của Công ty bao gồm công tác kế toán, kiểm toán nội bộ và pháp lý của doanh nghiệp. Đặc biệt, khi công nghệ thông tin ngày một phát triển và được áp dụng rộng rãi tại các doanh nghiệp thì việc tìm hiểu các quy định về chứng từ điện tử là rất quan trọng. 

Định nghĩa chứng từ điện tử theo quy định của pháp luật

Khoản 5, Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính Phủ cho biết:

“Chứng từ điện tử bao gồm các loại chứng từ, biên lai theo khoản 4 Điều này được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế hoặc do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế.”

Như vậy, chứng từ điện tử bao gồm các chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Các quy định về chứng từ điện tử 

Mục 2 thuộc Nghị định 123/2020/NĐ-CP thể hiện các quy định về chứng từ điện tử, bao gồm:

Định dạng của chứng từ điện tử

Như đã nói ở mục trước, chứng từ điện tử gồm các biên lai điện tử và chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. Tại Điều 33 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, định dạng của chứng từ này được quy định chi tiết sau đây:

Dạng biên lai điện tử

Dạng biên lai điện tử bao gồm các loại được quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 30 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và cần tuân thủ theo nguyên tắc về định dạng. Đó chính là sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML ( ngôn ngữ đánh dấu mở rộng). Ngôn ngữ này được tạo ra nhằm chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin. Biên lai điện tử được sử dụng dưới dạng File XML Biên lai điện tử sử dụng định dạng văn bản XML bao gồm hai thành phần: dữ liệu nghiệp vụ biên lai điện tử và dữ liệu của chữ ký số. Thành phần định dạng của biên lai điện tử và cung cấp các công cụ hiển thị nội dung biên lai điện tử do Tổng cục Thuế xây dựng và công bố. 

Chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

Chứng từ theo hình thức điện tử này thuộc Điểm a, Khoản 1, Điều 30 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP cần đảm bảo các nội dung bắt buộc theo Khoản 1, Điều 32 Nghị định này, cụ thể gồm: 

• Tên chứng từ, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế và số thứ tự.
• Thông tin người nộp bao gồm: Tên, mã số thuế, địa chỉ.
• Thông tin người nộp thuế bao gồm: Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có).
• Quốc tịch.
• Thu nhập bao gồm các thông tin: Khoản thu nhập, thời điểm trả, tổng thu nhập chịu thuế, khoản khấu trừ thuế, số thu nhập được nhận sau thuế.
• Thời gian lập chứng từ khấu trừ thuế.
• Họ tên và chữ ký người trả thu nhập.

Chứng từ khấu trừ thuế Thu nhập cá nhân cần được thể hiện đầy đủ thông tin Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng chứng từ và biên lai điện tử phải hiển thị đầy đủ các nội dung của chứng từ. Đặc biệt không gây hiểu nhầm, hiểu sai lệch, người sử dụng có thể đọc bằng các phương tiện điện tử. 

Đăng ký sử dụng biên lai điện tử

Đăng ký sử dụng biên lai điện tử được quy định tại Điều 34 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP của chính phủ. Theo đó, điều kiện để đăng ký là các tổ chức thực hiện thu các loại phí, lệ phí trước khi sử dụng biên lai điện tử theo Điểm b, Khoản 1, Điều 30 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cách đăng ký sử dụng: 

• Đăng ký theo Mẫu số 01/ĐK-BL Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Sau đó, cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế sẽ tiếp nhận đăng ký sử dụng biên lai điện tử và gửi thông báo cho bạn theo Mẫu số 01/TB-TNĐK Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này.

Thời gian xét duyệt hồ sơ đăng ký sử dụng biên lai điện tử

Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng biên lai điện tử sau 1 ngày làm việc kể từ khi đăng ký sử dụng biên lai điện tử. Doanh nghiệp cần hủy biên lai giấy còn tồn trước khi sử dụng biên lai điện tử Ngoài ra, sau khi làm thủ tục gửi đăng ký sử dụng biên lai điện tử, cần lưu ý:

• Các doanh nghiệp bắt buộc phải hủy những biên lai, chứng từ giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) kể từ thời điểm sử dụng biên lai điện tử, tổ chức được quy định tại Khoản 1 Điều này.
• Bạn cần gửi Mẫu số 01/ĐK-BL Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trường hợp bạn muốn thay đổi thông tin trên biên lai điện tử.

Tổng kết

Trên đây là một số quy định về chứng từ điện tử theo Nghị định mới nhất, Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Doanh nghiệp có thể tham khảo các thông tin trên đây để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của mình. Bởi nắm bắt các quy định về loại chứng từ này sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ và quản lý một cách dễ dàng hơn.

Tham khảo thêm: Cách lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn 100% chi tiết nhất