Những Điều Bạn Cần Biết Về Chữ Ký Số

Bài viết sẽ liệt kê những điều bạn cần biết về chữ ký số, một thiết bị không thể thiếu của doanh nghiệp trong việc khai báo thuế, thực hiện các giao dịch điện tử,..

Khi mới sử dụng chữ ký số không ít doanh nghiệp, kế toán còn lúng túng và gặp phải sự cố cài đặt không thành công. Đây là một trong những lỗi phổ biến mà rất nhiều người đã gặp phải nhưng lại không rõ nguyên nhân vì sao. Trong bài viết này tôi sẽ giúp bạn tìm hiểu lý do và cách khắc phục sự cố, cùng tìm hiểu ngay để công việc ký số không bị gián đoạn nhé!  

Những điều bạn cần biết về chữ ký số là gì?

Tổng hợp kiến thức về chữ ký số

Định nghĩa dưới góc độ doanh nghiệp thì:

Chữ ký số là một loại chữ ký điện tử đã được mã hóa tất cả dữ liệu, thông tin của doanh nghiệp. Chữ ký điện tử này sẽ được sử dụng để ký các hóa đơn điện tử thay thế cho chữ ký trên văn bản, tài liệu số.

Chữ ký số - Công cụ quan trọng của kế toán

Hiện nay, chữ ký số có giá trị về mặt pháp lý giống như chữ ký tay và phục vụ cho việc ký các văn bản điện tử của doanh nghiệp, tổ chức.

Và đối với một người làm kế toán như tôi thì chữ ký số chính là một công cụ quan trọng không thể thiếu được. Nó giúp công việc thuận tiện hơn nhiều, dễ dàng sử dụng để khai nộp thuế trực tuyến, kê khai hải quan điện tử. 

Đặc biệt còn được sử dụng để giao dịch chứng khoán điện tử, giao dịch ngân hàng điện tử, cơ quan hành chính,.. mà không cần phải in giấy tờ kê khai hay bắt buộc có đóng dấu đỏ của công ty.

Hiện nay, chữ ký số điện tử còn có thể dùng để giao dịch trong lĩnh vực kê khai bảo hiểm xã hội điện tử hoặc sử dụng trong nội bộ công ty, đơn vị có ứng dụng giao dịch bằng chữ ký số cá nhân.

Ngoài ra, nhờ có chữ ký số mà doanh nghiệp có thể dễ dàng ký kết hợp đồng với các đối tác bằng giao dịch trực tiếp qua file hợp đồng mà không cần gặp trực tiếp. Điều này rất tiện lợi cho các bên, giúp tiết kiệm thời gian, thúc đẩy tiến độ công việc diễn ra suôn sẻ.

Ưu và nhược điểm của Chữ ký số

Những điều bạn cần biết về chữ ký số - ưu và nhược điểm của chữ ký số.

Rõ ràng khi sử dụng chữ ký số bạn sẽ thấy được nó có rất nhiều tiện ích hơn so với chữ ký văn bản nhưng cũng vẫn sẽ tồn tại một số điều bất cập. Với những gì đã trải nghiệm, tôi sẽ liệt kê cho bạn rõ hơn về những ưu điểm và nhược điểm của thiết bị này.

Ưu điểm của chữ ký số

• Tối ưu hóa thời gian: Không mất thời gian và công sức nhiều trong quá trình luân chuyển văn bản, ký tay. Với chữ ký số điện tử chỉ cần trong tích tắc là các giao dịch đã được ký kết xong mà vẫn đảm bảo tính chuẩn xác cao.
• Tăng tính trách nhiệm giữa các bên: Chữ ký số điện tử giúp hạn chế tối đa nạn làm giả chữ ký, mang lại tính minh bạch cao trong việc xác nhận quyền và trách nhiệm của mỗi bên.
• Đảm bảo nội dung dữ liệu được ký luôn vẹn toàn: Giúp xác nhận chính xác nội dung đã giao dịch, ngăn chặn triệt để việc thay đổi nội dung dữ liệu đã ký. Từ đó đem lại sự tin tưởng, bảo đảm quyền lợi tuyệt đối cho các bên tham gia giao dịch kinh doanh.
• Thực hiện ký mọi lúc, mọi nơi: Dù ở bất cứ đâu, chỉ cần có phương tiện điện tử là các hợp đồng đều có thể được ký kết mà không cần phải gặp mặt trực tiếp.

Nhược điểm của chữ ký số

• Mang lại sự phức tạp trong việc chứng minh khi xảy ra giả mạo, sai sót: Tuy khả năng trường hợp này xảy ra vô cùng thấp nhưng cẩn thận vẫn không bao giờ thừa. Để khắc phục tình trạng này, giảm thiểu tối đa rủi ro thì bạn nên cải thiện tính bảo mật, chắc chắn của chữ ký số nhé.
• Dễ mắc một số lỗi cài đặt khi ứng dụng chữ ký số để kê khai thuế qua mạng: Chẳng hạn như lỗi chưa cài đặt Java, lỗi trình duyệt Internet Explorer chưa tương thích, lỗi cấu trúc tờ khai, tên tệp tờ khai không hợp lệ,..
• Ngoài ra, chữ ký số còn có một số hạn chế khác như: Không thể cập nhật được số liệu đã được điều chỉnh sau khi đã quá thời hạn nộp báo cáo thuế. Đôi lúc gặp phải sự cố chất lượng đường truyền, bị nghẽn cục bộ hoặc hệ thống máy tính doanh nghiệp không tương thích với phần mềm hỗ trợ khai thuế của Bộ Tài Chính.

Những nguyên nhân cài đặt chữ ký số không thành công

Sử dụng chữ ký số giúp doanh nghiệp, tổ chức của bạn tiết kiệm được nhiều thời gian, nguồn lực, công sức và quản lý dữ liệu vẹn toàn hơn. Thế nhưng trong quá trình cài đặt Token thì nhiều bạn vẫn còn mắc phải một trong 7 lỗi sau:

Chưa cài đặt IE Tab – Google Chrome và phần mềm Java

Kiểm tra máy nếu chưa cài đặt IE Tab trên trình duyệt Chrome và phần mềm Java (Phần mềm kê khai Thuế online) thì bạn nên cài đặt ngay. Lưu ý cài đặt xong mà trình duyệt IE không xuất hiện nút chọn tờ khai thì máy bạn đang tồn tại song song 2 phiên bản Java đấy. Lúc này hãy xóa hết các phiên bản Java chỉ để lại phiên bản Java 6 thôi nhé.

Máy tính không kết nối được Driver của USB chữ ký số

Lỗi này thì tôi cũng từng bị mắc phải do cổng USB của máy tính bị hỏng. Giải pháp đơn giản là chỉ cần thay lại cái cổng USB của máy tính là được.

Có nhiều bạn thì không cắm đúng USB chữ ký số hoặc cắm nhiều USB chữ ký số cùng lúc cũng khiến là nguyên nhân dẫn đến cài đặt không thành công. Cách xử lý lúc này là tháo bớt các USB chữ ký số không liên quan và chỉ để lại mỗi thiết bị chữ ký số của công ty.

Trường hợp Driver bị lỗi hoặc máy tính của bạn không nhận được Driver của USB chữ ký số thì bạn nên xóa thư mục cài đặt và cài lại Driver lần nữa.

Nhập sai mã pin nhiều lần

Việc nhập sai mã Pin nhiều lần sẽ bị khóa các chức năng đăng nhập.

Việc bạn liên tục nhập sai mật khẩu thì chữ ký số sẽ bị khóa chức năng đăng nhập và không cho phép bạn tiếp tục nhập mật khẩu nữa. Nguyên nhân có thể là bạn đã quên mật khẩu hoặc mật khẩu gõ trong chế độ phím Caps Lock đang bật hoặc chế độ tiếng Việt.

Chữ ký số hết hạn

Đây cũng là nguyên nhân khiến dẫn đến cài đặt chữ ký số không thành công nhé các bạn. Bởi mỗi chữ ký số sẽ có thời hạn sử dụng nhất định tùy thuộc vào cái gói đăng ký của doanh nghiệp bạn với đơn vị cung cấp. Gói này có thể là từ 1 năm, 2 năm hoặc thậm chí là đến 10 năm. 

Chính vì thời gian đăng ký tính bằng năm trở lên cũng khá là dài nên chúng ta rất dễ lãng quên ngày hết hạn của nó. Điều đó làm cho chữ ký số không được cập nhật lại ngay và bị khóa bất ngờ, làm ảnh hưởng đến công việc.

Máy tính chặn phần mềm do cài chương trình diệt virus

Thông thường để bảo mật máy tính tốt hơn thì chúng ta hay cài các chương trình diệt Virus. Chính điều này khiến cho máy tính của tôi chặn luôn phần mềm chữ ký số và dẫn đến việc cài đặt chữ ký số không thành công. Do đó, tôi đã tắt các chương trình diệt Virus trên máy và tiến hành thao tác lại. Mọi việc lại diễn ra suôn sẻ ngay sau đó.

Trình duyệt Chrome không nhận chữ ký số

Lỗi này có thể là do bạn chưa bật dịch vụ Java, hãy truy cập trình duyệt Google Chrome phiên bản 41 hoặc thấp hơn rồi tìm đến dịch vụ Java và bật nó lên nhé. Nếu bật dịch vụ Java lên mà trình duyệt Chrome vẫn không nhận chữ ký số thì hãy gỡ phần mềm này đi và tiến hành cài đặt lại.

Cấu hình của máy tính chưa cho phép cài đặt regedit

Không cài đặt được regedit thì việc cài đặt chữ ký số cũng sẽ không thành công. Để khắc phục lỗi này cần nhiều bước, tôi sẽ hướng dẫn bạn chi tiết hơn ở phía dưới.

Hướng dẫn khắc phục lỗi cài đặt chữ ký số

Biết được những điều bạn cần biết về chữ ký số như nguyên nhân cài đặt chữ ký số không thành công rồi thì nhiệm vụ bây giờ là cần tiến hành khắc phục nó càng sớm càng tốt để công việc không bị gián đoạn. 

Trường hợp trình duyệt Chrome không nhận chữ ký số

• Bước 1: Bạn hãy nhấn vào biểu tượng như hình góc tay bên phải và chọn cài đặt

• Bước 2: Nhập ssl xong thì nhấn nút tìm kiếm, tiếp theo là chọn vào mục Quản lý chứng chỉ.

Tiếp theo là truy cập vào Control Panel và gỡ phần mềm chữ ký số này đi, sau đó là tiến hành cài đặt lại. Chờ cài đặt hoàn thành xong thì bạn tắt hết các tab và ứng dụng trên máy rồi restart và mở lại.

Cấu hình máy tính chưa cho phép cài đặt Regedit

• Bước 1: Hãy nhấn vào ô search bên góc trái màn hình và gõ chữ regedit, sau đó chọn Run as administrator

• Bước 2: Nhấn chọn software –> chọn tiếp Chrome –> chọn NativeMessgingHosts –> chọn vào mb.digital.signature xong rồi kiểm tra file Default đã có hay chưa, nếu chưa có file này thì tiến hành tạo ngay

Giải quyết khúc này xong thì tiến hành nhấn chuột phải vào file Default và copy dòng chữ:

C:\Program Files\MatBaoDigitalSingature\mb.digital.signature.json

hoặc

C:Program Files(x86)MatBaoDigitalSingaturemb.digital.signature.json

–> cuối cùng nhấn chọn OK là xong.

Hy vọng rằng bài viết về những điều bạn cần biết về chữ ký số mà tôi chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn nhanh chóng khắc phục được những sự cố để công việc suôn sẻ và không bị gián đoạn. Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ dich vụ hóa đơn điện tử an toàn - MATBAO INVOICE. Đội ngũ chúng tôi rất sẵn lòng hỗ trợ bạn.