Câu chuyện lưu trữ trên không gian số với những rủi ro tiềm tàn mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần phải thận trọng.
Theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định về thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán, theo đó được chia ra làm 3 mốc thời gian: lưu trữ tối thiểu 5 năm, lưu trữ tối thiểu 10 năm và lưu trữ vĩnh viễn. Qua đó cho thấy, các doanh nghiệp đang phải lưu trữ một lượng lớn giấy tờ và kế toán cũng gặp rất nhiều khó khăn trong việc lưu trữ này, dễ nhận thấy nhất là: khó khăn trong việc tìm kiếm, tra cứu; lưu giấy tờ mất nhiều thời gian; tốn kém chi phí…Do đó, việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử và lưu trữ dữ liệu trên không gian rộng lớn của Internet là một giải pháp hữu ích. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn còn lạ lẫm với việc lưu trữ này và lo sợ những rủi ro xảy ra vượt tầm kiểm soát.
Những rủi ro tiềm tàng về dữ liệu khi sử dụng hóa đơn điện tử
Trong một nghiên cứu gần đây do Sage People thực hiện, 67% trong tổng số 3.000 kế toán tham gia nghiên cứu cho biết rằng: đang cân nhắc các giải pháp đám mây và hơn 50% trong số họ đã triển khai áp dụng giải pháp này.
Điện toán đám mây hay còn gọi là điện toán máy chủ ảo, tất cả các tài nguyên, thông tin, và software đều được chia sẻ và cung cấp cho các máy tính, thiết bị, người dùng dưới dạng dịch vụ trên nền tảng một hạ tầng mạng công cộng. Các cơ sở dữ liệu sẽ được lưu trữ và cài đặt trên hệ thống máy chủ ảo trong môi trường điện toán đám mây trên nền của “data center”. Tuy nhiên, việc lưu trữ dữ liệu khi sử dụng hóa đơn điện tử trên đám mây cũng tiềm tàng nhiều rủi ro mà doanh nghiệp khó có thể lường trước.
Thế nhưng, có không ít những sự cố đáng tiếc về data center xảy ra trên thế giới đã được ghi nhận, thậm chí là những tên tuổi lưu trữ hàng đầu:
Tại Việt Nam, sự kiện hàng loạt báo điện tử sử dụng hệ thống quản lý nội dung (CMS) ePi đặt tại trung tâm dữ liệu VinaData của VNG đã không truy cập được từ 11h đến 14h30 ngày 23/9/2018 và lý do mà VNG đưa ra là Data Center gặp sự cố do mất điện ở Công viên phần mềm Quang Trung (TP HCM).
Hay gần đây nhất vào tháng 3 năm 2020, một vụ cháy lớn đã bùng phát trong đêm ở Strasbourg, Pháp. Vụ cháy này đã phá hủy một trong những trung tâm dữ liệu của OVHcloud, nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ lớn nhất Châu Âu và lớn thứ 3 trên thế giới. Vụ cháy đã xóa sổ hàng nghìn trang web và dữ liệu doanh nghiệp bao gồm các plugin phổ biến WP Rocket và Imagify.
Đã đến lúc, kế toán cần giảm thiểu rủi ro về dữ liệu cho doanh nghiệp mình ở mức thấp nhất…
Có thể nói, dữ liệu chính là vấn đề “sống-còn” của doanh nghiệp. Việc doanh nghiệp bị rò rỉ hay mất dữ liệu đều để lại nhiều hệ lụy không mong muốn cho cả kế toán lẫn doanh nghiệp. Vì vậy, để giảm thiểu rủi ro ở mức thấp nhất, bạn cần chọn cho mình đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, có tính bảo mật cao và cam kết về bảo mật hoặc cam kết về dữ liệu với bạn. Để biết nhà cung cấp nào tốt trên thị trường hiện nay, bạn có thể tham khảo danh sách Top phần mềm hóa đơn điện tử được Tổng Cục thuế khuyên dùng 2021.
Ngoài ra, bảo hiểm dữ liệu cũng là một giải pháp hữu ích mà bạn nên cân nhắc. Với gói bảo hiểm dữ liệu, bạn đã có thêm một tầng bảo vệ an toàn cho dữ liệu của mình. Đừng như câu “Mất bò mới lo làm chuồng”, hãy luôn trong tâm thế đón đầu rủi ro, đừng để khi sự việc xảy ra mới loay hoay tìm cách giải quyết. Ngoài ra, số tiền bảo hiểm dữ liệu chi trả khi không may có sự cố xảy ra sẽ giúp bạn cũng như doanh nghiệp “nhẹ gánh” trong việc xử lý hậu quả.
Chọn MIFI là chọn hóa đơn điện tử an toàn!
Hiểu được nỗi lo của kế toán cũng như doanh nghiệp, Hóa đơn điện tử an toàn MIFI ra đời. MIFI là phần mềm hóa đơn điện tử an toàn chuyên dùng để phát hành, lưu trữ và quản lý hóa đơn trên hệ thống điện tử. Đây còn là giải pháp hóa đơn hàng đầu hiện nay cho doanh nghiệp.
Khác với các hóa đơn điện tử trên thị trường hiện nay, MIFI luôn đặt tính an toàn dữ liệu lên hàng đầu. Bằng cách lưu trữ dữ liệu tại Microsoft Azure – dịch vụ đám mây hiện đại và tiên tiến nhất hiện nay, 95% trong số 500 công ty trong danh sách Fortune sử dụng dịch vụ và gần 200 data center trên toàn thế giới.
Bên cạnh sử dụng nền tảng Microsft Azure, dữ liệu của doanh nghiệp còn được đảm bảo bởi Mắt Bão – doanh nghiệp có bề dày gần 20 năm kinh nghiệp tại Việt Nam trong lĩnh vực lưu trữ. MIFI còn là hóa đơn điện tử đầu tiên tại Việt Nam cam kết an toàn chuẩn quốc tế theo chất lượng SLA (Service Level Agreement) lên đến 99.9%.
MIFI còn được vinh dự khi được Cục Thuế xếp vào danh mục TOP 15 thương hiệu khuyên dùng và là đơn vị duy nhất có mặt trên Microsoft App khi vượt qua các tiêu chuẩn quốc tế khắt khe, Hóa đơn điện tử an toàn MIFI đã đồng hành với hơn 1,000 doanh nghiệp và được nhiều đơn vị báo chí nhắc đến.
Và càng yên tâm hơn nữa khi MIFI là đơn vị tiên phong tại Việt Nam dám đưa ra cam kết đền bù nếu mất dữ liệu lên đến 100%. Với đội ngũ kỹ thuật sát cánh bên bạn 24/7/365, Hóa đơn điện tử an toàn MIFI chính là sự lựa chọn tối ưu cho tất cả các kế toán và doanh nghiệp.
