Doanh nghiệp tiến hành ghi sổ kế toán để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ. Do đó, quy định sổ sách kế toán là vấn đề mà người làm công tác kế toán rất quan tâm. Cùng MIFI cập nhật quy định sổ sách kế toán mới nhất năm 2021.
Những quy định sổ sách kế toán mới nhất năm 2021.
1. Lựa chọn sổ sách kế toán
Tất cả các loại biểu mẫu sổ kế toán đều thuộc loại không bắt buộc. Doanh nghiệp phải tuân thủ theo Luật Kế toán và các văn bản quy định kèm theo.
Do đó, doanh nghiệp được phép tự thiết kế sổ, thẻ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của mình và đảm bảo thông tin được trình bày đầy đủ, kịp thời, rõ ràng, dễ kiểm tra, kiểm soát.
Trong trường hợp doanh nghiệp không tự xây dựng được biểu mẫu sổ kế toán thì có thể tham khảo Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.
Tìm hiểu thêm quyết toán thuế doanh nghiệp
2. Sổ sách kế toán để làm gì?
Sổ kế toán được dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo thời gian có liên quan tới doanh nghiệp.
Sổ kế toán là tài liệu tài chính quan trọng với mỗi doanh nghiệp.
Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, mỗi kỳ kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán. Doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định về sổ kế toán của Luật Kế toán và các văn bản sửa đổi, bổ sung kèm theo.
3. Quy định mở sổ sách kế toán
Theo quy định, sổ kế toán phải được mở vào đầu kỳ kế toán năm. Nếu doanh nghiệp mới thành lập thì sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập.
Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán của doanh nghiệp.
Sổ kế toán có thể tồn tại dưới dạng quyển hoặc dạng tờ rời. Khi dùng xong các tờ sổ phải đóng thành quyển để lưu trữ. Trước khi sử dụng sổ kế toán phải hoàn tất các thủ tục sau:
- Trường hợp sổ kế toán có dạng quyển:
Ở trang đầu sổ phải ghi rõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán, kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, kế toán trưởng và người đại diện pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác.
Cần phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối sổ kế toán. Bên cạnh đó, giữa hai trang trong sổ phải đóng dấu giáp lai của doanh nghiệp.
- Trường hợp sổ kế toán dạng tờ rời:
Đầu mỗi sổ tờ rời phải có tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ.
Trước khi sử dụng tờ rời cần phải được giám đốc doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền ký, đóng dấu xác nhận và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời.
Các sổ tờ rời nhất định phải sắp xếp theo tự tự các tài khoản kế toán và đảm bảo bảo mật, an toàn và dễ tìm khi cần.
4. Quy định ghi sổ sách kế toán
Kế toán viên căn cứ vào chứng từ kế toán đã đáp ứng được các quy định về chứng từ kế toán theo luật định để ghi sổ kế toán. Mọi số liệu chi chép trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ kèm theo.
Căn cứ vào chứng từ kế toán hợp lệ để ghi sổ kế toán.
5. Quy định khóa sổ sách kế toán
Cuối kỳ kế toán, kế toán viên phải khoá sổ kế toán trước khi lập Báo cáo tài chính. Ngoài ra phải khoá sổ kế toán trong một số trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
6. Quy định sửa chữa sổ sách kế toán
Trong trường hợp phát hiện sổ kế toán của kỳ báo cáo có sai sót thì phải sửa chữa theo quy định của Luật Kế toán. Còn nếu sai sót đó thuộc vào các kỳ kế toán trước thì doanh nghiệp phải điều chỉnh hồi tố.
Khi phát hiện có sai sót trong sổ kế toán, kế toán viên không được phép tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải được sửa chữa theo một trong các phương án sau:
Ghi cải chính bằng cách gạch một đường thẳng vào đúng chỗ sai sau đó ghi số hoặc chữ đúng ở trên đó và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh.
Ghi điều chỉnh bằng cách lập chứng từ điều chỉnh rồi ghi thêm số chênh lệch cho đúng.
Ghi số âm bằng cách dùng mực đỏ ghi lại số sai hoặc đặt số sai trong dấu ngoặc đơn rồi ghi lại số đúng, phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh.
Khi có sai sót, không được tự ý tẩy xóa trong sổ kế toán.
7. Trách nhiệm của người giữ và ghi sổ sách kế toán
Sổ sách kế toán cần phải được quản lý chặt chẽ và có sự phân công rõ ràng trách nhiệm cho cá nhân giữ và ghi sổ. Sổ kế toán được giao cho nhân viên nào thì người đó phải có trách nhiệm về những điều được ghi trong sổ và việc giữ sổ trong suốt thời gian sử dụng sổ.
Khi có sự thay đổi, điều chuyển công tác đối với nhân viên giữ sổ, kế toán trưởng phải tổ chức bản giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa người cũ và người mới. Biên bản bàn giao sổ sách kế toán phải có chữ ký xác nhận của kế toán trưởng.
Như vậy, pháp luật quy định sổ sách kế toán cần phải ghi như thế nào rất cụ thể. Kế toán viên chỉ cần thực hiện theo đúng Luật Kế toán và các văn bản ban hành kèm theo để không xảy ra sai phạm.
