Cách quản lý và phân quyền trên hệ thống hoá đơn điện tử

Ngày nay, hệ thống hóa đơn điện tử đang ngày càng phổ biến với các doanh nghiệp. Chính vì thế, cần phải có một cơ chế phân quyền nhằm quản lý người dùng. Đồng thời cũng yêu cầu sự quản lý các giấy tờ điện tử này khoa học hơn. Cơ chế phân quyền và quản lý người dùng rất quan trọng với các doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử Sự ra đời của hệ thống hóa đơn điện tử đánh dấu một bước chuyển đổi quan trọng với cơ cấu hành chính - kế toán của những doanh nghiệp hiện nay. Ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin, hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm thời gian. Bên cạnh đó, nó còn giảm thiểu chi phí in ấn, vận chuyển,… cho doanh nghiệp. Để quản lý hệ thống khoa học hơn, doanh nghiệp nên áp dụng cơ chế quản lý người dùng và phân quyền trên hệ thống. Bài viết sẽ giúp doanh nghiệp hình dung cơ chế này hoạt động như thế nào. Hãy cùng tìm hiểu nhé!

Tại sao hóa đơn điện tử lại cần cơ chế quản lý và phân quyền?

Thông thường trong một doanh nghiệp, khâu kê khai, xuất hóa đơn thường do bộ phận kế toán đảm nhiệm. Kế toán trưởng và kế toán viên sẽ cùng làm việc trên một hệ thống hóa đơn điện tử. Mục đích cuối cùng là để hoàn thành được các công đoạn khác nhau của hóa đơn. Chẳng hạn như: Khai báo thông tin, xác nhận thông tin, ký hóa đơn, gửi hóa đơn,…Sẽ do rất nhiều người trong cùng một bộ phận đảm nhận. Bất kể phần mềm hóa đơn điện tử nào cũng cần có cơ chế quản lý người dùng và phân quyền Hệ thống này cần phải có một cơ chế để quản lý và phân quyền một cách khoa học. Trong đó, người quản trị cao nhất sẽ chịu trách nhiệm toàn bộ về khâu quản lý hóa đơn. Điều này bao gồm tính chính xác, minh bạch trên các hóa đơn được gửi đi. Bạn có thể tham khảo thêm về hóa đơn điện tử trong bài viết : "Hóa đơn điện tử là gì?".

Các ưu điểm mà cơ chế quản lý phân quyền mang lại là gì?

Cơ chế quản lý và phân quyền giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý hóa đơn hơn Theo đó, cơ chế quản lý và phân quyền mang lại những ưu điểm sau:

• Dễ dàng quản lý tiến độ công việc: Bạn có thể biết được ai đang làm việc với hóa đơn đó. Mỗi nhân viên sẽ được cấp một tài khoản quản lý hóa đơn điện tử khác nhau. Người quản trị cấp cao nhất sẽ biết ai đang chỉnh sửa các hóa đơn đó.
• Tiết kiệm thời gian làm việc trên các hóa đơn hơn: hỗ trợ quản lý các hóa đơn hiệu quả nhằm tối ưu hiệu suất công việc.
• Giảm thiểu những rủi ro thất lạc, sai sót trên hóa đơn điện tử: Cơ chế phân quyền, quản lý hóa đơn điện tử sẽ giúp bạn có thể kiểm tra sâu sát với các hóa đơn điện tử hơn.

Cơ chế quản lý người dùng trên hóa đơn điện tử

Việc quản lý hóa đơn điện tử thường là do bộ phận kế toán – tài chính quản lý. Vì đây là bộ phận có nhiệm vụ lưu trữ, thống kê số liệu tài chính của công ty để báo cáo lên cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử có cơ chế quản lý người dùng khoa học Các hóa đơn điện tử này thường được chia ra thành nhiều kiểu khác nhau: từ hóa đơn bán hàng, hóa đơn thu mua, hóa đơn giá trị gia tăng,… Thông thường, cơ chế quản lý người dùng trên phần mềm hóa đơn điện tử bao gồm những hạng mục sau:

• Tên đăng nhập: Là tên người dùng đăng nhập vào hệ thống. Tên đăng nhập thường được lấy từ chính họ tên của người dùng để dễ nhận biết. Tên đăng nhập lớn nhất vào toàn bộ hệ thống thường được mặc định là ADMIN và gần như chỉ có cấp quản trị cao nhất của bộ phận như kế toán trưởng hoặc chủ doanh nghiệp mới có thể sử dụng.
• Họ và tên: Là họ và tên của người dùng.
• Đơn vị & bộ phận: Là tên đơn vị và bộ phận mà hiện tại người dùng đang công tác.
• Vai trò & quyền hạn: Người dùng này hiện đang có vai trò trên hóa đơn điện tử như thế nào, kèm theo đó là phần mô tả cụ thể công việc.

Hệ thống phân quyền trên hóa đơn điện tử

Mỗi một hệ thống quản lý hóa đơn điện tử sẽ có những cơ chế phân quyền khác nhau

Các bước thực hiện

Để thiết lập hệ thống phân quyền trên hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Tạo tài khoản cho người dùng.
• Bước 2: Thiết lập quyền hạn và vai trò của người dùng.
• Bước 3: Theo dõi các công việc trên phần mềm hóa đơn điện tử.

Các chức năng phân quyền phổ biến

Hầu hết các chức năng phân quyền phổ biến trên các hóa đơn điện tử đều có điểm chung nhất định, bao gồm:

• Sử dụng: cho phép vào phân hệ hóa đơn điện tử để làm việc.
• Phát hành hóa đơn điện tử: cho phép thực hiện chức năng phát hành hóa đơn/phát hành hóa đơn điện tử hàng loạt.
• Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng: cho phép thực hiện chức năng gửi hợp đồng/gửi hàng loạt cho khách hàng.
• Chuyển thành hóa đơn giấy: chuyển thành một hoặc một loạt hóa đơn giấy.
• Tải hóa đơn: tải một/một loạt hóa đơn điện tử.

Mỗi một hệ thống hóa đơn điện tử đều có cơ chế vận hành nhất định. Vì vậy, doanh nghiệp nên xem xét chọn những phần mềm hóa đơn điện tử thích hợp để áp dụng vào mô hình kinh doanh của mình. Chúc các bạn thành công!