Bạn Cần Sử Dụng Biên Bản Hủy Hóa Đơn Điện Tử Trong Trường Hợp Nào?

Biên bản hủy hóa đơn điện tử được lập và sử dụng trong trường hợp nào luôn là thắc mắc của nhiều người, đặc biệt là trong khoảng thời gian đầu áp dụng việc sử dụng hóa đơn điện tử theo luật.

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, chúng ta không thể tránh khỏi những trường hợp cần hủy hóa đơn. Cùng tìm hiểu các quy định về trường hợp này và mẫu biên bản hủy hóa đơn mới nhất hiện nay.

Trường hợp sử dụng biên bản hủy hóa đơn

1. Quy định về hủy hóa đơn điện tử

Tiến hành hủy hóa đơn điện tử theo các điều luật mà nhà nước đã ban hành.

1.1 Quy định hủy hóa đơn 

Nhiều người khi mới bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử có thắc mắc rằng:

“Có thể thực hiện hủy hóa đơn điện tử khi đã lập hay không?”.

Câu trả lời cho thắc mắc này là hóa đơn có thể tiêu hủy được.

Hiện nay, quy trình sử dụng và hủy hóa đơn điện tử được quy định tại Nghị định 51 hóa đơn điện tử của Chính phủ, Thông tư 39 về hóa đơn điện tử của Bộ Tài chính và Khoản 3, Điều 14 của Nghị định 119 về hóa đơn điện tử. Cụ thể như sau:

• Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ: Quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Theo thông tư của Bộ Tài chính số 39/2014/TT-BTC quy định: yêu cầu hủy hóa đơn điện tử chậm nhất 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.
• Theo khoản 3, Điều 14 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP yêu cầu doanh nghiệp từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (hóa đơn điện tử có mã xác thực) thì các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh, tổ chức khác phải hủy hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng.

1.2 Các trường hợp hủy hóa đơn nói chung

Hóa đơn điện tử hoàn toàn có thể hủy được trong một số trường hợp. Chẳng hạn, hóa đơn điện tử khi hết hạn lưu trữ theo quy định và không có thêm chỉ đạo, quyết định khác của cơ quan có thẩm quyền thì được quyền tiêu hủy.

Quá trình tiêu hủy cần đảm bảo không gây ảnh hưởng tới các hóa đơn chưa tiêu hủy và sự hoạt động của toàn hệ thống các doanh nghiệp và cơ quan Thuế.

2. Các trường hợp cần hủy hóa đơn điện tử thường gặp

Nghị định 119/2018/NĐ-CP cho biết, hủy hóa đơn điện tử là hình thức xóa dữ liệu hóa đơn trên các thiết bị điện tử và sao lưu trực tuyến để khi bất cứ ai truy cập vào hóa đơn đó đều không hiển thị dưới mọi hình thức. Hay nói cách khác, quá trình hủy hóa đơn là làm cho hóa đơn đó không còn giá trị sử dụng nữa.

Các trường hợp cần hủy hóa đơn điện tử thường gặp bao gồm:

2.2 Hủy hóa đơn giấy để chuyển sang hóa đơn điện tử

Tiêu hủy hóa đơn giấy còn tồn để chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử.

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải có mã của Cơ quan Thuế và phải hủy toàn bộ hóa đơn giấy còn tồn. Sau ngày 31/10/2020 các doanh nghiệp còn tồn hóa đơn giấy cũng phải hủy toàn bộ để sử dụng hóa đơn điện tử kể cả có mã và không có mã của Cơ quan Thuế.

2.2 Hóa đơn điện tử không được sử dụng nhưng vẫn phát hành

Theo Khoản 3, Điều 27, Nghị định 51/2010/NĐ-CP, khi doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân kinh doanh đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử nhưng không sử dụng hóa đơn đó thì phải thực hiện hủy hóa đơn chậm nhất trong vòng 30 ngày kể từ thời điểm không còn sử dụng.

2.3 Trường hợp sai sót trong hóa đơn điện tử

Hai bên ký biên bản hủy hóa đơn khi xảy ra sai sót và lập hóa đơn mới thay thế.

Trường hợp hóa đơn không có mã của Cơ quan Thuế, người bán đã gửi hóa đơn cho người mua nhưng phát hiện có sai sót thì hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ các sai sót trong hóa đơn. Sau đó, người bán thông báo tới Cơ quan Thuế về việc hủy hóa đơn điện tử đã lập hóa đơn mới thay thế.

Trong trường hợp hóa đơn có mã của Cơ quan Thuế, nếu phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót chưa được gửi cho người mua thì người bán cũng thông báo hủy hóa đơn điện tử tới Cơ quan Thuế. Đồng thời, người mua lập hóa đơn mới, ký số và gửi Cơ quan Thuế để được cấp mã và thay thế hóa đơn điện tử đã bị hủy.

3. Phân biệt biên bản hủy hóa đơn điện tử và biên bản thu hồi hóa đơn điện tử

Kế toán cần phân biệt rõ khái niệm biên bản hủy hóa đơn và biên bản thu hồi hóa đơn.

Rất nhiều người vẫn bị nhầm lẫn giữa biên bản hủy hóa đơn và biên bản thu hồi hóa đơn. Việc hiểu sai các khái niệm có thể dẫn đến hiểu và thực hiện sai các nghiệp vụ kế toán trong xử lý các vấn đề về hóa đơn điện tử. Do vậy, để phân biệt 2 loại biên bản này, doanh nghiệp cần căn cứ vào các Điều khoản của Luật.

3.1 Biên bản hủy hóa đơn

Hủy hóa đơn được hiểu đơn giản là làm cho hóa đơn đó không có giá trị sử dụng. Sau khi thống nhất, hai bên tiến hành lập Biên bản hủy hóa đơn theo mẫu quy định. 

Biên bản hủy hóa đơn là biên bản ghi nhận lại diễn biến sự việc đã diễn ra trong quá trình hủy hóa đơn. Nó ghi nhận việc sai sót hóa đơn dẫn đến phải hủy và cam kết hai bên không kê khai thuế hóa đơn đã viết sai phải hủy. Các trường hợp hủy hóa đơn:

• Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.
• Tổ chức, hộ, cá nhân có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn chậm nhất 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.
• Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán. Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.

3.2 Biên bản thu hồi hóa đơn

Theo thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính, biên bản thu hồi hóa đơn được sử dụng trong trường hợp người bán đã tạo lập và gửi hóa đơn điện tử cho người mua nhưng cả người bán và người mua đều chưa kê khai Thuế. Sau khi giao dịch kết thúc thì phát hiện sai sót, bên bán và bên mua cùng lập biên bản thu hồi hóa đơn và lập hóa đơn khác thay thế cho hóa đơn bị sai.

Kế toán sử dụng biên bản thu hồi hoá đơn khi hóa đơn đã lập nhưng phát hiện sai sót, chưa kê khai thuế và cần tiến hành thu hồi để xuất lại hóa đơn đúng. Hoặc kế toán có thể sử dụng biên bản này trong trường hợp hóa đơn đã lập, giao cho người mua, tuy nhiên chưa cung ứng dịch vụ, chưa giao hàng hóa. Trường hợp hai bên bán và mua không thực hiện hợp đồng nữa, kế toán cũng có thể sử dụng biên bản thu hồi hóa đơn. Kế toán bên bán tiến hành gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai. Sau đó, lập lại hóa đơn mới theo quy định. Sau đó, cả hai bên sẽ cùng ký, đóng dấu xác nhận và xuất lại hóa đơn mới. Một số điều cần chú ý khi kế toán lập biên bản thu hồi hóa đơn:

• Kế toán cần thể hiện rõ lý do thu hồi hóa đơn trên biên bản thu hồi hóa đơn.
• Ngày trên hóa đơn mới và ngày biên bản thu hồi hóa đơn phải cùng ngày.
• Kế toán chỉ được dùng biên bản thu hồi hóa đơn nếu trước đó chưa kê khai thuế. Nếu đã kê khai thuế thì kế toán không được hủy hóa đơn mà chỉ được phép viết hóa đơn điều chỉnh.

Trong trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót, kế toán có thể dùng mẫu biên bản thu hồi hóa đơn.

> Tải mẫu biên bản thu hồi hóa đơn

Như vậy, biên bản hủy hóa đơn điện tử hoàn toàn khác với biên bản thu hồi hóa đơn điện tử và chúng được sử dụng trong các trường hợp khác nhau. Kế toán doanh nghiệp cần phân biệt rõ ràng để tránh lập nhầm biên bản.

4. Mẫu biên bản hủy hóa đơn

Doanh nghiệp có thể tự tạo lập mẫu biên bản hủy hóa đơn phù hợp hoặc tham khảo mẫu sau đây để sử dụng:

Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử mới nhất bạn có thể tham khảo.

5. Hướng dẫn điền biên bản hủy hóa đơn điện tử

Lập biên bản hủy hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm mà Công ty bạn đang sử dụng thay vì lập thủ công.

Để kế toán dễ dàng hơn trong việc lập biên bản hủy hóa đơn điện tử, chúng tôi sẽ hướng dẫn điền thông tin trên biên bản như sau:

Thông tin Bên mua

Bạn ghi đầy đủ và chính xác các thông tin về bên mua, bao gồm: tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện doanh nghiệp và chức vụ kèm theo.

Thông tin Bên bán

Tương tự, bạn ghi đầy đủ và chính xác các thông tin về bên bán: tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện doanh nghiệp và chức vụ kèm theo.

Số, ngày lập hóa đơn, lý do hủy

Ghi số, ngày lập hóa đơn điện tử bị hủy và lý do cụ thể khi hủy hóa đơn; chẳng hạn như không thực hiện hợp đồng mua bán nữa…

Hàng hóa ghi trên hóa đơn

Bạn điền đầy đủ tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền … như trong hóa đơn điện tử bị hủy.

Phần ký xác nhận bên bán và bên mua

Cuối biên bản hủy hóa đơn, 2 bên ký xác nhận và đóng dấu. Mỗi bên giữ biên bản này để trình Cơ quan thuế khi có yêu cầu.

Ngoài ra, thay vì phải lập biên bản một cách thủ công, kế toán có thể lập và gửi biên bản hủy hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử mà Công ty bạn đang sử dụng. Trên phần mềm đã có sẵn biển mẫu hủy hóa đơn cập nhật theo Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Do đó doanh nghiệp chỉ cần chọn và điền thông tin cần thiết, phần mềm sẽ tự động lập biên bản, cho phép người bán: ký số và gửi biên bản này tới khách hàng để khách hoàn thành nốt thủ tục xác nhận và ký số.

Trên đây là thông tin hướng dẫn các trường hợp và cập nhật mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử để bạn tham khảo. Doanh nghiệp cần xác định rõ trường hợp nào cần hủy để lựa chọn lập biên bản áp dụng đúng luật, tránh các trường hợp nhầm lẫn có thể xảy ra.

>>> Nếu đang sử dụng hóa đơn truyền thống xem ngay:

• Phạt mất hóa đơn
• Cách xử lý khi mất hóa đơn đầu vào