Bảo Mật Thông Tin Quan Trọng Thế Nào Trong Thời Đại Số?

Thông tin, dữ liệu trở thành tài sản sống còn của các doanh nghiệp trong thời đại số. Bởi vậy, bảo mật thông tin là vấn đề cần được chú trọng. Doanh nghiệp phải chịu nhiều hậu quả nghiêm trọng khi để rò rỉ thông tin Trong thời đại công nghệ 4.0, các yếu tố liên quan đến an ninh thông tin như con người, dữ liệu, đặc biệt là công nghệ của mỗi Công ty là vô cùng quan trọng. Do đó, cần có những biện pháp chống lại các cuộc tấn công mạng hiệu quả nhất.

Rò rỉ thông tin mang lại hiệu quả nghiêm trọng

Việc rò rỉ hay bị đánh cắp thông tin làm ảnh hưởng vô cùng nghiêm trọng đến tài chính, uy tín thương hiệu, thậm chí là sự sống còn của một doanh nghiệp. Đặc biệt, mong muốn số hóa quy trình và cách thức vận hành của hầu hết doanh nghiệp đã làm tăng cơ hội hành động cho các tin tặc. Nếu chẳng may bị tin tặc tấn công, doanh nghiệp vừa phải chi tiền để khôi phục hệ thống vừa phải chịu những khoản chi phí lên tới hàng tỷ đồng do mất cơ hội kinh doanh hoặc trì trệ hoạt động. Đó là còn chưa kể đến việc uy tín thương hiệu bị ảnh hưởng, hình ảnh và các chiến lược cốt lõi cũng vì thế mà bị thay đổi.

Bảo mật thông tin hiện nay diễn ra thế nào?

Đại dịch Covid -19 đã làm ảnh hưởng rất nhiều đến nền kinh tế nhiều nước. Đặc biệt lợi dụng việc nhiều người tìm kiếm thông tin và giải pháp để chống đại dịch. Vào khoảng giữa tháng 2/2020, tội phạm mạng bắt đầu tích cực tấn công vào chủ đề dịch bệnh này. Các cuộc tấn công mạnh nhất vào hai tuần đầu tiên của tháng 3 và đến nay bất cứ quốc gia trên thế giới cũng đã hứng chịu ít nhất một cuộc tấn công dữ liệu.  Các Hacker hoạt động mạnh hơn trong thời kỳ dịch bệnh diễn biến phức tạp Các tổ chức bảo mật lớn như Trustwave, Trend Micro đã thống kê các cuộc tấn công mạng trong thời gian gần đây. Số liệu cho thấy, hơn 80% các cuộc tấn công của Hacker là nhắm vào dữ liệu và thông tin quan trọng của doanh nghiệp. Các Hacker đã chuyển dần từ phá hoại sang mục đích tài chính, đặc biệt ngắm nhiều vào các ngân hàng. Từ đó có thể thấy, việc xây dựng một hệ thống an ninh thông tin, hệ thống phòng tránh hiệu quả cho toàn bộ chiến lược và hoạt động của một tổ chức khỏi các mối nguy hiểm, các cuộc tấn công từ bên ngoài là vô cùng quan trọng. Thông tin, dữ liệu cần được bảo mật tối ưu nhất. Từ đó tạo nền tảng vững chắc cho quá trình phát triển, cập nhật công nghệ hiện đại, bắt kịp xu hướng mới. Đem lại sự cải tiến, giảm chi phí và rút ngắn thời gian tiếp cận thị trường cho các doanh nghiệp và tổ chức.

Bảo mật hóa đơn điện tử cần được chú trọng

Dữ liệu hóa đơn điện tử là một trong số các thông tin quan trọng của một doanh nghiệp. Bởi vậy, bảo mật thông tin hóa đơn cần được đặc biệt chú trọng.

• Thông tin trên Hóa đơn điện tử là tài sản quý giá của doanh nghiệp
• Rủi ro và hậu quả khi thất thoát thông tin hóa đơn

Thông tin trên Hóa đơn điện tử là tài sản quý giá của doanh nghiệp

Hóa đơn điện tử không chỉ thể hiện thông tin của khách hàng từ tên Công ty, địa chỉ, mã số thuế. Mà còn cho thấy tình hình kinh doanh của Công ty đó. Bởi vậy, đây là những tài sản hết sức quý giá đối với doanh nghiệp cần được bảo mật thông tin. Thông tin, dữ liệu hóa đơn vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp

Rủi ro và hậu quả khi thất thoát thông tin hóa đơn

Thất lạc, mất hóa đơn là những rủi ro mà doanh nghiệp phải đối mặt. Nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng, sử dụng hóa đơn điện tử sẽ an toàn 100% vì không có tình trạng cháy, ướt, rách,… như hóa đơn giấy. Tuy nhiên, thực tế cho thấy một số rủi ro như hư hỏng nguồn chứa dữ liệu, nhiễm Virus,… có thể làm mất hóa đơn điện tử.  Hậu quả của việc làm thất thoát thông tin hóa đơn quả thật nghiêm trọng. Đầu tiên, doanh nghiệp sẽ mất đi sự tín nhiệm, niềm tin của khách hàng. Uy tín công ty từ đó mà bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Nặng hơn, doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính, gặp các vấn đề tài chính khác theo quy định của pháp luật. Các mức phạt từ vài chục đến hàng trăm triệu đồng tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể. Thứ hai, khi Hacker nắm toàn bộ dữ liệu thông tin hóa đơn của bạn như thông tin khách hàng, lợi nhuận, doanh thu. Đồng nghĩa với việc bạn sẽ mất lợi thế cạnh tranh với các đối thủ khác. Việc mất dữ liệu sẽ ảnh hưởng đến doanh thu, mất cơ hội được đầu tư và hợp tác với doanh nghiệp khác, giá cổ phiếu giảm.

Tham khảo thêm: Thủ tục mất hóa đơn - 3 điều kế toán cần phải thực hiện

Các giải pháp nâng cao bảo mật thông tin Doanh nghiệp

Cần có giải pháp phòng tránh hiệu quả để hạn chế rủi ro mất, thoát thoát dữ liệu hóa đơn điện tử của tổ chức, doanh nghiệp. Một số các biện pháp bao gồm:

• Xây dựng hệ thống bảo mật dữ liệu hóa đơn điện tử nội bộ
• Nâng cao trách nhiệm của chủ doanh nghiệp
• Đào tạo trình độ cho nhân viên
• Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử an toàn

Xây dựng hệ thống bảo mật dữ liệu hóa đơn điện tử nội bộ

Doanh nghiệp cần xây dựng chính sách bảo mật thông tin hóa đơn điện tử. Chính sách bao gồm các luật lệ, điều khoản, phân quyền truy cập, chia sẻ dữ liệu. Hãy đảm bảo mọi thông tin hóa đơn không bị rò rỉ hay đánh cắp.  Doanh nghiệp cần phân rõ quyền truy cập, luật lệ để tăng tính bảo mật thông tin hóa đơn điện tử

Nâng cao trách nhiệm của chủ doanh nghiệp

Người chủ doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc bảo mật thông tin hóa đơn điện tử bởi họ là người quyết định lựa chọn giải pháp phòng tránh, đưa ra chi phí cho những giải pháp bảo mật đó đồng thời đưa ra những chính sách nguyên tắc bảo mật dành cho nhân viên.

Đào tạo trình độ cho nhân viên

Việc đào tạo, nâng cao nhận thức của nhân viên đối với vấn đề bảo mật thông tin hóa đơn điện tử cũng rất quan trọng. Chỉ cần một sơ ý nhỏ của nhân viên cũng có thể khiến doanh nghiệp bị Hacker tấn công vào hệ thống dữ liệu thông tin. Trường hợp này không phải hiếm gặp trong thời đại công nghệ phát triển ngày nay. Một ví dụ điển hình cho việc này đó là khi nhân viên đặt mật khẩu của hệ thống nhập, xuất hóa đơn điện tử quá đơn giản, hoặc mở Email chứa mã độc,… Hacker sẽ dễ dàng xâm nhập vào hệ thống dữ liệu của Công ty hơn. Vì thế, chú ý vai trò của nhân viên, nhà quản lý, kế toán trong việc bảo mật thông tin không bao giờ là thừa.

Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử an toàn

Lựa chọn được phần mềm Hóa đơn Điện tử an toàn của nhà cung cấp uy tín, chất lượng là giải pháp phòng tránh thất thoát thông tin hóa đơn hiệu quả nhất. Trong đó, Phần mềm Hóa đơn điện tử MIFI là lựa chọn mà bạn có thể tin cây. Phần mềm hóa đơn MIFI giúp bảo mật thông tin hóa đơn điện tử hiệu quả MIFI có những ưu điểm về bảo mật vượt trội và khác biệt hơn so với các phần mềm Hóa đơn điện tử khác trên thị trường, bao gồm:

• Lưu trữ hệ thống hóa đơn điện tử tại hệ thống Cloud Azure của Microsoft.
• Sử dụng công nghệ mã hóa 256 bit AES trên hệ thống Cloud Azure. Theo đó, Azure là hệ thống đã được khẳng định về tính bảo mật của Microsoft, đối tác tin cậy giúp việc chống tấn công và hệ thống của khách hàng.
• Kích hoạt hệ thống xác thực 2 lớp khi đăng nhập hệ thống (thông qua OTP), giúp khách hàng bảo mật thông tin trước việc bị lộ password.
• Đảm bảo rằng dữ liệu của khách hàng sẽ được phục hồi nhanh chóng với các tiêu chuẩn an toàn hàng đầu thế giới.
• MIFI đền bù bằng tiền với hợp đồng cam kết với khách hàng. 

Tổng kết

Trên đây là những thông tin về tình hình bảo mật thông tin trong thời đại số, đặc biệt là đối với dữ liệu hóa đơn điện tử. Hi vọng, chúng giúp ích cho bạn khi cần thiết.