Không giống như các doanh nghiệp thông thường, các đơn vị hành chính sự nghiệp sử dụng bảng hệ thống tài khoản riêng biệt. Thông tư 107/2017/TT-BTC của Bộ Tài chính đã quy định hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp.
Hệ thống tài khoản hành chính sự nghiệp có nhiều điểm khác biệt.
1. Những đối tượng áp dụng hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp
Hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp được áp dụng cho các đối tượng: Cơ quan Nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập ngoại trừ các đơn vị sự nghiệp công lập tự đảm bảo chi thường xuyên, chi đầu tư được vận dụng cơ chế tài chính như doanh nghiệp thông thường và áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp trong trường hợp đáp ứng được các điều kiện theo quy định của pháp luật; tổ chức, đơn vị khác có hoặc không sử dụng ngân sách Nhà nước.
>> Đọc ngay: Hệ thống tài khoản theo Thông tư 133
2. Quy định về tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp
Theo quy định tại Thông tư 107/2017/TT-BTC, tài khoản kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp phải đảm bảo tính thường xuyên, liên tục và có tính hệ thống về tình hình tài sản, tiếp nhận, sử dụng nguồn kinh phí được ngân sách Nhà nước cấp và các nguồn kinh phí khác.
Đồng thời, tài khoản kế toán còn phản ánh tình hình thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động và các khoản khác của đơn vị hành chính sự nghiệp.
Tài khoản kế toán phải phản ánh tình hình thu, chi hoạt động của đơn vị một cách kịp thời.
3. Danh mục hệ thống tài khoản kế toán dùng trong đơn vị hành chính sự nghiệp
3.1. Các loại tài khoản trong bảng
Tài khoản loại 1
Tài khoản loại 1 phản ánh số tiền hiện có và tình hình biến động của các loại tiền, các khoản đầu tư tài chính, các khoản phải thu và hàng tồn kho của đơn vị hành chính sự nghiệp.
Tài khoản loại 2
Tài khoản loại 2 là nhóm tài khoản phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời về số lượng, giá trị và hiện trạng của tài sản cố định (TSCĐ) tại đơn vị.
Đồng thời, các tài khoản thuộc nhóm này còn giúp kiểm soát tình hình tăng, giảm và việc quản lý, sử dụng TSCĐ.
Từ đó, giám sát chặt chẽ việc đầu tư, mua sắm và sử dụng TSCĐ của đơn vị.
Tài khoản loại 3
Tài khoản loại 3 phản ánh các nghiệp vụ thanh toán nợ phải trả của đơn vị đối với các tổ chức, cá nhân bên ngoài.
Ngoài ra, loại tài khoản này còn phản ánh các quan hệ thanh toán giữa đơn vị với Nhà nước về số thuế phải nộp; Các khoản phải nộp, phải cấp hoặc chi hộ, thu hộ đơn vị cấp trên, đơn vị cấp dưới hoặc giữa các đơn vị cấp dưới với nhau; Các khoản tiền công, tiền lương của người lao động; Các khoản tạm thu về phí, lệ phí, thu viện trợ phát sinh tại đơn vị; các khoản tạm ứng từ ngân sách Nhà nước; Các khoản nhận trước chưa ghi thu; các quỹ đặc thù được hình thành theo quy định và các khoản đơn vị nhận đặt cọc, ký quỹ, ký cược của đơn vị khác.
Tài khoản loại 4
Tài khoản loại 4 phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của nguồn vốn kinh doanh; chênh lệch tỷ giá hối đoái; thặng dư hoặc thâm hụt lũy kế, các quỹ, nguồn cải cách tiền lương của đơn vị.
Tài khoản loại 5
Tài khoản loại 5 là nhóm tài khoản phản ánh giá trị hiện có, tình hình biến động của các khoản thu hoạt động được ngân sách Nhà nước cấp; thu viện trợ, vay nợ nước ngoài; thu phí được khấu trừ, để lại theo quy định của pháp luật; doanh thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ; doanh thu từ hoạt động tài chính.
Giá trị hiện có, tình hình biến động của đơn vị hành chính sự nghiệp phải được phản ánh chính xác.
Tài khoản loại 6
Tài khoản loại 6 phản ánh các khoản chi của đơn vị hành chính sự nghiệp về chi hoạt động thường xuyên hoặc không thường xuyên; chi viện trợ, vay nợ nước ngoài; chi quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ; chi tài chính; chi phí chưa xác định được đối tượng chịu chi phí; giá vốn hàng bán,...
Tài khoản loại 7
Tài khoản loại 7 phản ánh các khoản thu nhập khác, không phát sinh thường xuyên và không ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của đơn vị và chưa được phản ánh vào tài khoản loại 5.
Tài khoản loại 8
Tài khoản loại 8 phản ánh các khoản chi phí phát sinh từ nghiệp vụ tách biệt với hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp.
Tài khoản loại 9
Tài khoản loại 9 phản ánh đầy đủ, chính xác kết quả của tất cả các hoạt động trong kỳ kế toán của đơn vị theo đúng quy định hiện hành.
3.2. Các loại tài khoản ngoài bảng
Tài khoản 001
Tài khoản 001 (Tài khoản thuê ngoài) được dùng để phản ánh giá trị của toàn bộ phần tài sản thuê ngoài được sử dụng cho hoạt động của đơn vị.
Giá trị của tài sản thuê ngoài được ghi nhận theo giá trị tài sản được hai bên thống nhất trong hợp đồng thuê tài sản.
Tài khoản 002
Tài khoản 002 (Tài sản nhận giữ hộ, nhận gia công) phản ánh giá trị tài sản mà đơn vị khác nhờ giữ hộ hoặc tạm giữ chờ giải quyết các loại hàng hóa, vật tư nhận để gia công và chế biến.
Giá trị của các loại tài khoản đó là giá ghi trong hợp đồng giao nhận tài sản, hợp đồng nhận gia công, chế biến.
Giá trị của tài sản tạm giữ là giá được ghi trong biên bản tạm giữ tài sản hoặc giá tạm tính để ghi sổ.
Tài khoản 004
Tài khoản 004 (Kinh phí viện trợ không hoàn lại) phản ánh việc tiếp nhận và sử dụng các khoản kinh phí viện trợ không hoàn lại tại các đơn vị.
Tài khoản 006
Tài khoản 006 (Dự toán vay nợ nước ngoài) phản ánh tình hình giao, sử dụng nguồn vay nợ nước ngoài của đơn vị hành chính sự nghiệp.
Tài khoản 007
Tài khoản 007 (Ngoại tệ các loại) phản ánh tình hình thu, chi, còn lại theo nguyên tệ của các loại ngoại tệ có tại đơn vị hành chính sự nghiệp.
Tài khoản 008
Tài khoản 008 (Dự toán chi hoạt động) phản ánh số dự toán chi hoạt động do cơ quan có thẩm quyền giao cho và việc đơn vị rút dự toán chi hoạt động để sử dụng được ngân sách Nhà nước giao dự toán thường xuyên hoặc không thường xuyên.
Khoản Dự toán chi hoạt động phải báo cáo quyết toán theo mục lục ngân sách Nhà nước.
Tài khoản 009
Tài khoản 009 (Dự toán đầu tư XDCB) phản ánh số dự toán kinh phí ngân sách Nhà nước giao và việc rút dự toán ra sử dụng được ngân sách giao dự toán chi đầu tư XDCB (ngoài dự toán chi thường xuyên và không thường xuyên) tại các đơn vị.
Tài khoản 012
Tài khoản 012 (Lệnh chi tiền thực chi) phản ánh khoản tiền được ngân sách cấp bằng Lệnh chi tiền thực chi vào tài khoản tiền gửi và việc rút các khoản tiền gửi ra sử dụng của đơn vị.
Tài khoản 013
Tài khoản 013 (Lệnh chi tiền tạm ứng) sử dụng trong các đơn vị hành chính sự nghiệp để theo dõi tình hình ngân sách được cấp bằng Lệnh chi tiền tạm ứng và việc thanh toán với ngân sách Nhà nước về các khoản đã được cấp tạm ứng.
Tài khoản 014
Tài khoản 014 (Phí được khấu trừ, để lại) được sử dụng trong các đơn vị hành chính sự nghiệp có phát sinh các khoản phí được khấu trừ, để lại theo quy định của pháp luật về lệ phí và phí.
Tài khoản 018
Tài khoản 018 (Thu hoạt động khác được để lại) phản ánh về các khoản thu hoạt động khác được để lại được cơ quan có thẩm quyền giao dự toán (hoặc không giao dự toán) và phải báo cáo quyết toán theo mục lục của ngân sách Nhà nước.
Danh mục hệ thống tài khoản kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp ().
Hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp có nhiều điểm khác biệt so với doanh nghiệp thông thường. Do đó, kế toán viên cần nắm được danh mục tài khoản sử dụng trong các đơn vị hành chính sự nghiệp để áp dụng chính xác.
